Boekhoudkoppeling voor je rijschool: van order tot factuur zonder overtypen

Hoe een order in je boekhouding komt

BIQSDRIVE maakt zelf geen facturen. Een order is wat je leerling koopt, de factuur maak je in het pakket dat je boekhouder al kent. Nummering, opmaak en creditnota's blijven daar.

1. 1

   Order bevestigen

   Je bevestigt het order van je leerling of bedrijfsklant. Dossierkost en administratiekosten komen er volgens je instellingen vanzelf op.

2. 2

   Naar je pakket sturen

   Stel je dat zo in, dan vertrekt elk bevestigd order vanzelf. Anders stuur je per order, of alle openstaande orders in één keer.

3. 3

   Factuur afwerken

   De klant wordt de eerste keer aangemaakt in je pakket. Daarna werk je de factuur daar af en verstuur je ze.

4. 4

   Status volgen

   In BIQSDRIVE zie je per order of het gefactureerd is, met het nummer uit je pakket erbij. Weigert je pakket een order, bijvoorbeeld door een ontbrekende btw-code, dan staat de reden op het order.

Werk je met een rechtstreekse koppeling, test dan eerst de verbinding en stuur één order naar een testadministratie voor je live gaat.

Wat er per boekhoudpakket gebeurt

Niet elk pakket ontvangt hetzelfde. Dit vind je terug in je eigen pakket.

Bij Odoo Online heb je het Custom-plan nodig voor de externe API. Werk je met een ander pakket? Laat het ons weten.

Werken met een importbestand

Je downloadt het bestand per order of voor alle openstaande orders, en je boekhouder leest het in. Elk order krijgt het volgende factuurnummer van de reeks die je instelt en telt daarna als gefactureerd. Download je een order opnieuw, dan houdt het zijn nummer.

Het bestand boekt de verkoop, maar stuurt niets naar je klant. Spreek dus met je boekhouder af hoe je klant zijn factuur krijgt.

Wat je best vooraf met je boekhouder overloopt

Vier punten die je best meteen afspreekt.

• Betaalt een bedrijf of een ouder, dan staat die als klant op de factuur, met de naam van de leerling erbij. Het bestelbonnummer komt in het referentieveld van je pakket.
• Een gefactureerd order annuleer je niet meer in BIQSDRIVE. Je corrigeert het met een creditnota in je boekhoudpakket.
• Orders om tegoed op te laden gaan niet naar je boekhoudpakket. Het tegoed dat je je klanten verschuldigd bent, download je per periode als CSV.
• Bij Exact Online, Odoo en Billit komt de gestructureerde mededeling van het order op de factuur. Betaalt je klant daarmee en is je rekening via Ponto gekoppeld, dan boekt Betaalradar zijn overschrijving vanzelf op het order. Bij de andere pakketten stelt Betaalradar ze voor op basis van bedrag en naam.

Moet een factuur via Peppol vertrekken, dan gebeurt dat niet vanuit BIQSDRIVE, want daar ontstaat geen factuur. Meer daarover lees je in onze gids over Peppol voor rijscholen.