HR en tijdsregistratie Verlof en uren van je trainers, afgestemd op je sessies

Je trainers en kantoormedewerkers vragen verlof aan en checken in en uit in BIQSDRIVE, ook op hun smartphone. Wie verlof goedkeurt, ziet eerst welke sessies en afspraken de trainer in die periode heeft. Trainers bevestigen hun gewerkte dag vanuit de planning, met hun groepssessies, privésessies en kantoortijd, en je ziet per medewerker de geplande uren, het verlof en de gewerkte uren. De koppelingen met Dimona, SD Worx en Easy Online volgen binnenkort.

Probeer 14 dagen gratis Vraag een demo aan

Wat je met HR en tijdsregistratie kan

Werkroosters en feestdagen

Gedeelde roosters of een eigen rooster per trainer, ook met een beurtrol van twee weken voor wie om de week avondsessies geeft. Belgische en Nederlandse feestdagen staan er vanzelf in, je sluitingsdagen voeg je toe.

Verlof aanvragen en goedkeuren

Een medewerker vraagt verlof aan of meldt zich ziek en ziet vooraf hoeveel uren het kost. Wie goedkeurt, ziet eerst welke sessies die trainer in die periode geeft.

In- en uitchecken

Met de knop bovenaan of op Mijn uren checkt een trainer of kantoormedewerker in en uit, ook op zijn smartphone, bijvoorbeeld bij aankomst op de locatie van een sessie. Blijft iemand te lang ingecheckt, dan krijgen hij en HR een melding.

De dag vanuit de planning

Trainers krijgen hun dag voorgesteld uit de planning: privésessies zoals ze plaatsvonden, groepssessies en kantoortijd. Eén klik bevestigt hem.

Overzicht en maandblad

Per medewerker en per periode de geplande uren, het verlof, de gewerkte uren en het verschil, ook als CSV. Per maand een pdf met de gewerkte tijden per dag en vakjes voor beide handtekeningen.

Rechten per rol

Aparte rechten om HR te bekijken en te wijzigen, verlof goed te keuren en aanwezigheden te beheren. Wie verlof goedkeurt, doet dat voor de medewerkers van zijn vestigingen.

Zo werkt het

Je planning met sessies en afspraken blijft de basis. HR voegt er de werkroosters, het verlof en de gewerkte uren van je trainers en je kantoorteam aan toe.

Medewerkers en roosters
Elke trainer is meteen ook medewerker. Andere medewerkers voeg je toe en koppel je aan hun login. Iedereen krijgt een werkrooster vanaf een datum.
Verlofrecht in uren
Vul per medewerker, per type en per jaar het verlofrecht in uren in. BIQSDRIVE trekt goedgekeurd verlof af volgens het werkrooster en toont wat overblijft.
Gewerkte uren
Zet de tijdsregistratie aan per bedrijf. Medewerkers checken in en uit, of trainers bevestigen hun dag vanuit hun sessies in de planning.
Nakijken en tekenen
HR voegt tijd toe, verbetert of verwijdert ze, met de oude en de nieuwe tijden in de historiek van de medewerker. Het maandblad laat je door beide partijen ondertekenen.

Verlof, van aanvraag tot agenda

Geen mails of briefjes meer, en na een goedkeuring klopt je agenda vanzelf.

Aanvragen
Mijn verlof toont het saldo per jaar, de eigen aanvragen en de komende twee weken van het rooster. Kies Verlof aanvragen of Ziek melden: een hele dag, een voor- of namiddag of een aantal uren.
Eerst zien wat er gepland staat
Bij het openen van een aanvraag zie je wat er voor de trainer in die periode gepland staat.
Beslissen
Keur goed of weiger met een reden. Vink Ook de lessen annuleren aan om de privésessies in die periode mee te annuleren, zonder annulatiekost en met de gewone annulatiemail. Groepssessies verplaats je zelf.
In de agenda
Goedgekeurd verlof van een trainer staat als blok in de agenda. De medewerker krijgt de beslissing als melding, per e-mail en op zijn smartphone.

HR in een opleidingscentrum

Trainers geven sessies op verschillende locaties en uren. HR houdt daar rekening mee, zonder dat je deelnemers er last van hebben.

Groepssessies blijven staan

Keur je verlof goed, dan blijven de groepssessies van die trainer in de planning staan. Je verplaatst ze zelf of geeft ze aan een andere trainer, zodat geen enkele deelnemer voor een gesloten deur staat.

Avond- en zaterdagsessies

Geef een trainer die 's avonds of op zaterdag lesgeeft een rooster met die uren, ook als beurtrol van twee weken. Plan je erbuiten, dan waarschuwt of blokkeert BIQSDRIVE, zoals jij per locatie kiest.

Gepland naast gewerkt

Per trainer zie je de geplande uren, het verlof, de gewerkte uren en het verschil voor een periode. Exporteer het als CSV of maak per maand een pdf om te laten tekenen.

Aanwezigheidskiosk voor wie niet met een computer of smartphone werkt

Werkt een medewerker niet met een computer, tablet of smartphone, dan checkt hij in en uit aan een vaste tablet of pc op je locatie, zonder zelf aan te melden. De kiosk is optioneel: je zet hem aan in je instellingen en kiest zelf hoe medewerkers zich melden.

Enkel gekoppelde toestellen

Je koppelt een tablet of pc aan een locatie met een code die 15 minuten geldig is. Enkel gekoppelde toestellen werken. Een verloren of vervangen toestel koppel je meteen los, de geregistreerde uren blijven bewaard.

Pincode, QR-badge of NFC-kaart

Medewerkers melden zich met een pincode van 6 cijfers, een QR-badge, een NFC-kaart of een badge met pincode. Badges druk je zelf af op A4 of op een kaartprinter, een NFC-kaart koppel je met een USB-kaartlezer.

Veilig en duidelijk

Na herhaald foute pincodes gaat het klavier tijdelijk op slot en krijgt HR een melding. Vergat iemand uit te checken, dan markeert de kiosk dat en vult HR het einduur in. Elke registratie toont van welke kiosk ze komt.

Binnenkort: Dimona en je sociaal secretariaat

Vandaag geef je de uren en het verlof door met de CSV-export of het maandblad. Deze koppelingen volgen binnenkort.

Flexi-Dimona

BIQSDRIVE meldt je flexi-jobbers via Dimona bij de RSZ, vanuit de planning, in jouw naam en met je eigen toegang bij de RSZ. € 0,50 excl. btw per flexi-Dimona die de RSZ aanvaardt.

SD Worx en Easy Online

Koppelingen met SD Worx en Easy Online, zodat je de uren en het verlof niet meer zelf hoeft door te geven.

Vandaag al: export

Het overzicht als CSV en het maandblad per medewerker als pdf geef je vandaag al door aan je sociaal secretariaat.

Dimona op de pagina Koppelingen

Ook handig in HR en tijdsregistratie

Voor trainers en andere medewerkers
Werkroosters met een beurtrol van twee weken
Verloftypes met of zonder goedkeuring, saldo en attest
Verlofrecht in uren per jaar, ook met overgedragen uren
Bij ziekte enkel de datum waarop HR het attest ontving, geen bestand
Trainers houden hun eigen beschikbaarheid bij
Waarschuwen of blokkeren bij plannen buiten de werkuren of op een feestdag
Historiek per medewerker, met notities, e-mail en sms
Optionele aanwezigheidskiosk met pincode, QR-badge of NFC-kaart

BIQSDRIVE registreert en plant, maar is geen loonpakket en geen sociaal secretariaat: het berekent geen lonen, geen wettelijk verlofrecht, geen vakantiegeld en geen overuren. Als werkgever beoordeel je zelf of het volstaat voor je wettelijke verplichtingen.

Bekijk de tarieven voor opleidingscentra Planning en agenda Nieuw Groeps- en privéopleidingen Nieuw Koppelingen

Wie ziet wat

Medewerkers zien hun eigen gegevens

Hun eigen verlof, saldo, rooster en gewerkte tijd, onder Mijn verlof en Mijn uren. Een trainer ziet de uren en het verlof van zijn collega's niet.

HR-rechten per rol

HR bekijken en wijzigen, verlof goedkeuren, aanwezigheden beheren en feestdagen instellen zijn aparte rechten, die je per rol toekent.

Geen attesten of geolocatie

Bij ziekte bewaart BIQSDRIVE enkel de periode en de datum waarop HR het attest ontving, geen bestand. Geen geolocatie en geen biometrie bij het inchecken.

HR en tijdsregistratie in detail

Beschikbaarheid. Trainers houden hun wekelijkse beschikbaarheid zelf bij onder Mijn beschikbaarheid, bijvoorbeeld niet beschikbaar op woensdagnamiddag. Een status die de planning blokkeert, houdt planners weg van die momenten.
Plannen buiten de werkuren. Per vestiging kies je of BIQSDRIVE waarschuwt of blokkeert wanneer je een les of sessie plant buiten de werkuren van een trainer of op een feestdag.
Vergeten uit te checken. BIQSDRIVE checkt nooit vanzelf uit. Blijft iemand langer ingecheckt dan de grens van je bedrijf, dan krijgen hij en HR een melding, en HR verbetert de tijd.
Verlofrecht. Je vult het recht per medewerker, per type en per jaar in uren in. Meerdere regels tellen op, bijvoorbeeld voor overgedragen uren. Een verlofdag telt volgens het werkrooster van de medewerker.
Alles in je data-export. Stap je ooit over, dan zitten je HR-gegevens in de volledige export van je gegevens, net als al de rest.
Nieuw Groepssessies van een trainer met verlof verplaats je in de agenda, of je geeft ze aan een collega. Planning en agenda

FAQ

Vragen over HR en tijdsregistratie

Moet ik nog zelf een Dimona doen?

Voorlopig wel. De automatische flexi-Dimona volgt binnenkort. Tot dan doe je je Dimona zoals vandaag, zelf of via je sociaal secretariaat.

Kan ik de uren doorgeven aan mijn sociaal secretariaat?

Ja. Exporteer het overzicht van een periode als CSV, of maak per medewerker een maandblad als pdf. De koppelingen met SD Worx en Easy Online volgen binnenkort.

Wat gebeurt er met de sessies van een trainer met verlof?

Groepssessies blijven staan: je verplaatst ze zelf in de planning of geeft ze aan een andere trainer. Privésessies in die periode annuleer je mee door bij het goedkeuren Ook de lessen annuleren aan te vinken, of later Lessen annuleren te kiezen, bijvoorbeeld bij ziekte. Dat gebeurt zonder annulatiekost, en klanten die de sessie kenden, krijgen de gewone annulatiemail.

Wat als een trainer vergeet uit te checken?

BIQSDRIVE vult nooit zelf een einduur in. Na de grens die je per bedrijf instelt, krijgen hij en HR een melding, en HR verbetert de tijd. Elke correctie staat met de oude en de nieuwe tijden in de historiek van de medewerker.

Berekent BIQSDRIVE lonen, vakantiegeld of het wettelijk verlofrecht?

Nee. BIQSDRIVE registreert en plant; je sociaal secretariaat berekent en betaalt. Het verlofrecht vul je zelf in, en het verschil tussen gepland en gewerkt is enkel een rekensom, geen overuren.

Zien medewerkers elkaars uren of verlof?

Nee. Een medewerker ziet enkel zijn eigen verlof en uren. Wie de gegevens van anderen ziet, bepaal je met de HR-rechten per rol.

Klaar om je administratie volledig digitaal te maken?

BIQSDRIVE 27 komt eraan. Schrijf je in op de wachtlijst of vraag een online demo aan.

Webinar BIQSDRIVE LIVE op 19 november 2026: schrijf je in

Probeer 14 dagen gratis Vraag een demo aan

Verwante functionaliteiten

Nieuw