RH et pointage Les congés et les heures de vos formateurs, en phase avec vos sessions

Vos formateurs et vos collaborateurs de bureau demandent leurs congés et pointent leur arrivée et leur départ dans BIQSDRIVE, aussi sur leur smartphone. La personne qui approuve un congé voit d'abord les sessions et rendez-vous du formateur pendant cette période. Les formateurs confirment leur journée de travail depuis le planning, avec leurs sessions en groupe, leurs sessions individuelles et leur temps de bureau, et vous voyez par collaborateur les heures prévues, les congés et les heures prestées. Les connexions avec Dimona, SD Worx et Easy Online suivront bientôt.

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Ce que vous pouvez faire avec RH et pointage

Horaires de travail et jours fériés

Des horaires partagés ou un horaire propre à chaque formateur, aussi en roulement sur deux semaines pour ceux qui donnent des sessions du soir une semaine sur deux. Les jours fériés belges et néerlandais sont ajoutés automatiquement ; vous ajoutez vos jours de fermeture.

Demander et approuver un congé

Un collaborateur demande un congé ou se déclare malade et voit à l'avance combien d'heures cela représente. La personne qui approuve voit d'abord les sessions que ce formateur donne pendant cette période.

Pointer

Avec le bouton en haut de l'écran ou sur Mes heures, un formateur ou un collaborateur de bureau pointe son arrivée et son départ, aussi sur son smartphone, par exemple en arrivant sur le site d'une session. Si quelqu'un reste pointé trop longtemps, lui et les RH reçoivent une notification.

La journée depuis le planning

Les formateurs reçoivent une proposition de journée tirée du planning : sessions individuelles telles qu'elles ont eu lieu, sessions en groupe et temps de bureau. Un clic la confirme.

Aperçu et relevé mensuel

Par collaborateur et par période, les heures prévues, les congés, les heures prestées et la différence, aussi en CSV. Par mois, un PDF avec les heures prestées par jour et des cases pour les deux signatures.

Droits par rôle

Des droits distincts pour consulter et modifier les RH, approuver les congés et gérer les présences. La personne qui approuve les congés le fait pour les collaborateurs de ses implantations.

Comment ça marche

Votre planning avec ses sessions et rendez-vous reste la base. Les RH y ajoutent les horaires, les congés et les heures prestées de vos formateurs et de votre équipe de bureau.

Collaborateurs et horaires
Chaque formateur est aussi automatiquement collaborateur. Vous ajoutez les autres collaborateurs et les liez à leur connexion. Chacun reçoit un horaire de travail à partir d'une date.
Droit aux congés en heures
Indiquez par collaborateur, par type et par année le droit aux congés en heures. BIQSDRIVE déduit les congés approuvés selon l'horaire de travail et affiche le solde.
Heures prestées
Activez le pointage par société. Les collaborateurs pointent, ou les formateurs confirment leur journée depuis leurs sessions dans le planning.
Vérifier et signer
Les RH ajoutent, corrigent ou suppriment du temps, avec l'ancienne et la nouvelle heure dans l'historique du collaborateur. Le relevé mensuel est signé par les deux parties.

Les congés, de la demande à l'agenda

Fini les e-mails et les petits mots, et après une approbation votre agenda est à jour tout seul.

Demander
Mes congés affiche le solde par année, ses propres demandes et les deux prochaines semaines de l'horaire. Choisissez Demander un congé ou Se déclarer malade : une journée entière, une matinée, un après-midi ou un nombre d'heures.
Voir d'abord ce qui est planifié
En ouvrant une demande, vous voyez ce qui est planifié pour le formateur pendant cette période.
Décider
Approuvez ou refusez avec une raison. Cochez Annuler aussi les leçons pour annuler en même temps les sessions individuelles de cette période, sans frais d'annulation et avec l'e-mail d'annulation habituel. Vous déplacez vous-même les sessions en groupe.
Dans l'agenda
Le congé approuvé d'un formateur apparaît comme un bloc dans l'agenda. Le collaborateur reçoit la décision en notification, par e-mail et sur son smartphone.

Les RH dans un centre de formation

Vos formateurs donnent des sessions sur différents sites et à différentes heures. Les RH en tiennent compte, sans gêner vos participants.

Les sessions en groupe restent

Quand vous approuvez un congé, les sessions en groupe de ce formateur restent dans le planning. Vous les déplacez vous-même ou les confiez à un autre formateur, pour qu'aucun participant ne trouve porte close.

Sessions du soir et du samedi

Donnez au formateur qui travaille le soir ou le samedi un horaire avec ces heures, aussi en alternance sur deux semaines. Si vous planifiez en dehors, BIQSDRIVE avertit ou bloque, selon votre choix par site.

Prévu et presté côte à côte

Par formateur, vous voyez les heures prévues, les congés, les heures prestées et l'écart sur une période. Exportez-le en CSV ou créez chaque mois un PDF à signer.

Borne de pointage pour ceux qui ne travaillent pas sur ordinateur ou smartphone

Un collaborateur ne travaille pas avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone ? Il pointe son arrivée et son départ sur une tablette ou un PC fixe de votre site, sans se connecter lui-même. La borne est facultative : vous l'activez dans vos paramètres et choisissez comment les collaborateurs s'identifient.

Uniquement les appareils couplés

Vous couplez une tablette ou un PC à un site avec un code valable 15 minutes. Seuls les appareils couplés fonctionnent. Un appareil perdu ou remplacé se découple aussitôt, les heures enregistrées sont conservées.

Code PIN, badge QR ou carte NFC

Les collaborateurs s'identifient avec un code PIN de 6 chiffres, un badge QR, une carte NFC ou un badge avec code PIN. Vous imprimez vous-même les badges sur A4 ou sur une imprimante à cartes, et vous liez une carte NFC avec un lecteur de cartes USB.

Sûr et clair

Après plusieurs codes PIN erronés, le clavier se verrouille temporairement et les RH reçoivent une notification. Si quelqu'un oublie de pointer son départ, la borne le signale et les RH complètent l'heure de fin. Chaque pointage indique de quelle borne il provient.

Bientôt : Dimona et votre secrétariat social

Aujourd'hui, vous transmettez les heures et les congés avec l'export CSV ou le relevé mensuel. Ces connexions suivront bientôt.

Dimona flexi

BIQSDRIVE déclare vos flexi-jobbers via Dimona auprès de l'ONSS, depuis le planning, en votre nom et avec votre propre accès à l'ONSS. 0,50 € HTVA par Dimona flexi acceptée par l'ONSS.

SD Worx et Easy Online

Des connexions avec SD Worx et Easy Online, pour ne plus devoir transmettre vous-même les heures et les congés.

Déjà aujourd'hui : l'export

L'aperçu en CSV et le relevé mensuel par collaborateur en PDF, vous les transmettez déjà aujourd'hui à votre secrétariat social.

Dimona sur la page Intégrations

Également pratique dans RH et pointage

Pour les formateurs et autres collaborateurs
Horaires de travail avec roulement sur deux semaines
Types de congé avec ou sans approbation, solde et certificat
Droit aux congés en heures par année, aussi avec des heures reportées
En cas de maladie, uniquement la date de réception du certificat par les RH, pas de fichier
Les formateurs gèrent eux-mêmes leurs disponibilités
Avertir ou bloquer en cas de planification hors des heures de travail ou un jour férié
Historique par collaborateur, avec notes, e-mails et SMS
Borne de pointage facultative avec code PIN, badge QR ou carte NFC

BIQSDRIVE enregistre et planifie, mais n'est ni un logiciel de paie ni un secrétariat social : il ne calcule ni salaires, ni droit légal aux congés, ni pécule de vacances, ni heures supplémentaires. En tant qu'employeur, vous jugez vous-même si cela suffit pour vos obligations légales.

Voir les tarifs pour centres de formation Planning et agenda Nouveau Formations en groupe ou individuelles Nouveau Intégrations

Qui voit quoi

Les collaborateurs voient leurs propres données

Leurs propres congés, solde, horaire et heures prestées, dans Mes congés et Mes heures. Un formateur ne voit pas les heures ni les congés de ses collègues.

Droits RH par rôle

Consulter et modifier les RH, approuver les congés, gérer les présences et régler les jours fériés sont des droits distincts, que vous attribuez par rôle.

Pas de certificats ni de géolocalisation

En cas de maladie, BIQSDRIVE conserve uniquement la période et la date de réception du certificat par les RH, pas de fichier. Pas de géolocalisation ni de biométrie au pointage.

RH et pointage en détail

Disponibilités. Les formateurs gèrent eux-mêmes leurs disponibilités hebdomadaires dans Mes disponibilités, par exemple indisponible le mercredi après-midi. Un statut qui bloque le planning tient les planificateurs à l'écart de ces moments.
Planifier hors des heures de travail. Par implantation, vous choisissez si BIQSDRIVE avertit ou bloque quand vous planifiez une leçon ou une session en dehors des heures de travail d'un formateur ou un jour férié.
Oubli de pointer le départ. BIQSDRIVE ne pointe jamais le départ à votre place. Si quelqu'un reste pointé plus longtemps que la limite de votre société, lui et les RH reçoivent une notification, et les RH corrigent l'heure.
Droit aux congés. Vous indiquez le droit par collaborateur, par type et par année, en heures. Plusieurs lignes s'additionnent, par exemple pour des heures reportées. Un jour de congé compte selon l'horaire de travail du collaborateur.
Tout dans votre export de données. Si vous changez un jour de logiciel, vos données RH font partie de l'export complet de vos données, comme tout le reste.
Nouveau Les sessions en groupe d'un formateur en congé se déplacent dans l'agenda, ou se confient à un collègue. Planning et agenda

FAQ

Questions sur RH et pointage

Dois-je encore faire moi-même la Dimona ?

Pour l'instant, oui. La Dimona flexi automatique suivra bientôt. D'ici là, vous faites vos Dimona comme aujourd'hui, vous-même ou via votre secrétariat social.

Puis-je transmettre les heures à mon secrétariat social ?

Oui. Exportez l'aperçu d'une période en CSV, ou créez un relevé mensuel en PDF par collaborateur. Les connexions avec SD Worx et Easy Online suivront bientôt.

Qu'advient-il des sessions d'un formateur en congé ?

Les sessions en groupe restent planifiées : vous les déplacez vous-même dans le planning ou les confiez à un autre formateur. Les sessions individuelles de cette période sont annulées si vous cochez Annuler aussi les leçons lors de l'approbation, ou si vous choisissez plus tard Annuler les leçons, par exemple en cas de maladie. Cela se fait sans frais d'annulation, et les clients qui connaissaient la session reçoivent l'e-mail d'annulation habituel.

Et si un formateur oublie de pointer son départ ?

BIQSDRIVE n'indique jamais une heure de fin de lui-même. Après la limite que vous fixez par société, lui et les RH reçoivent une notification, et les RH corrigent l'heure. Chaque correction figure avec l'ancienne et la nouvelle heure dans l'historique du collaborateur.

BIQSDRIVE calcule-t-il les salaires, le pécule de vacances ou le droit légal aux congés ?

Non. BIQSDRIVE enregistre et planifie ; votre secrétariat social calcule et paie. Vous indiquez vous-même le droit aux congés, et la différence entre prévu et presté n'est qu'un calcul, pas des heures supplémentaires.

Les collaborateurs voient-ils les heures ou les congés des autres ?

Non. Un collaborateur ne voit que ses propres congés et heures. Vous décidez qui voit les données des autres avec les droits RH par rôle.

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