RH et pointage Congés et heures prestées, depuis votre planning
Vos moniteurs et collaborateurs administratifs demandent leurs congés et pointent leur arrivée et leur départ dans BIQSDRIVE, aussi sur leur smartphone. La personne qui approuve un congé voit d'abord ce qui est planifié, et un congé approuvé apparaît ensuite automatiquement dans l'agenda et disparaît de la réservation en ligne. Les moniteurs confirment leur journée de travail depuis le planning, et vous voyez par collaborateur les heures prévues, les congés et les heures prestées. Les connexions avec Dimona, SD Worx et Easy Online suivront bientôt.
Ce que vous pouvez faire avec RH et pointage
Horaires de travail et jours fériés
Des horaires partagés ou un horaire propre à chaque collaborateur, aussi en roulement sur deux semaines. Les jours fériés belges et néerlandais sont ajoutés automatiquement ; vous ajoutez vos jours de fermeture.
Demander et approuver un congé
Un collaborateur demande un congé ou se déclare malade et voit d'avance combien d'heures cela représente. La personne qui approuve voit d'abord ce qui est planifié pour ce moniteur pendant cette période.
Pointer
Avec le bouton en haut de l'écran ou sur Mes heures, un collaborateur pointe son arrivée et son départ, aussi sur son smartphone. Si quelqu'un reste pointé trop longtemps, lui et les RH reçoivent une notification.
La journée depuis le planning
Les moniteurs reçoivent une proposition de journée tirée du planning : leçons telles qu'elles ont eu lieu, examens avec temps de trajet, sessions de formation et temps de bureau. Un clic la confirme.
Aperçu et relevé mensuel
Par collaborateur et par période, les heures prévues, les congés, les heures prestées et la différence, aussi en CSV. Par mois, un PDF avec les heures prestées par jour et des cases pour les deux signatures.
Droits par rôle
Des droits distincts pour consulter et modifier les RH, approuver les congés et gérer les présences. La personne qui approuve les congés le fait pour les collaborateurs de ses implantations.
Comment ça marche
Votre planning reste la base. Les RH y ajoutent les horaires, les congés et les heures prestées.
Collaborateurs et horaires
Chaque moniteur est aussi automatiquement collaborateur. Vous ajoutez les autres collaborateurs et les liez à leur connexion. Chacun reçoit un horaire de travail à partir d'une date.
Droit aux congés en heures
Indiquez par collaborateur, par type et par année le droit aux congés en heures. BIQSDRIVE déduit les congés approuvés selon l'horaire de travail et affiche le solde.
Heures prestées
Activez le pointage par société. Les collaborateurs pointent, ou les moniteurs confirment leur journée depuis le planning.
Vérifier et signer
Les RH ajoutent, corrigent ou suppriment du temps, avec l'ancienne et la nouvelle heure dans l'historique du collaborateur. Le relevé mensuel est signé par les deux parties.
Les congés, de la demande à l'agenda
Fini les e-mails et les petits mots, et après une approbation votre agenda est à jour tout seul.
Demander
Mes congés affiche le solde par année, ses propres demandes et les deux prochaines semaines de l'horaire. Choisissez Demander un congé ou Se déclarer malade : une journée entière, une matinée, un après-midi ou un nombre d'heures.
Voir d'abord ce qui est planifié
En ouvrant une demande, vous voyez ce qui est planifié pour le moniteur pendant cette période.
Décider
Approuvez ou refusez avec une raison. Cochez Annuler aussi les leçons pour annuler en même temps les leçons de cette période, sans frais d'annulation et avec l'e-mail d'annulation habituel. Vous déplacez vous-même les examens et les sessions de formation.
Dans l'agenda
Le congé approuvé d'un moniteur apparaît comme un bloc dans l'agenda et n'est jamais proposé en ligne. Le collaborateur reçoit la décision en notification, par e-mail et sur son smartphone.
Borne de pointage pour ceux qui ne travaillent pas sur ordinateur ou smartphone
Un collaborateur ne travaille pas avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone ? Il pointe son arrivée et son départ sur une tablette ou un PC fixe de votre établissement, sans se connecter lui-même. La borne est facultative : vous l'activez dans vos paramètres et choisissez comment les collaborateurs s'identifient.
Uniquement les appareils couplés
Vous couplez une tablette ou un PC à un établissement avec un code valable 15 minutes. Seuls les appareils couplés fonctionnent. Un appareil perdu ou remplacé se découple aussitôt, les heures enregistrées sont conservées.
Code PIN, badge QR ou carte NFC
Les collaborateurs s'identifient avec un code PIN de 6 chiffres, un badge QR, une carte NFC ou un badge avec code PIN. Vous imprimez vous-même les badges sur A4 ou sur une imprimante à cartes, et vous liez une carte NFC avec un lecteur de cartes USB.
Sûr et clair
Après plusieurs codes PIN erronés, le clavier se verrouille temporairement et les RH reçoivent une notification. Si quelqu'un oublie de pointer son départ, la borne le signale et les RH complètent l'heure de fin. Chaque pointage indique de quelle borne il provient.
Bientôt : Dimona et votre secrétariat social
Aujourd'hui, vous transmettez les heures et les congés avec l'export CSV ou le relevé mensuel. Ces connexions suivront bientôt.
Dimona flexi
BIQSDRIVE déclare vos flexi-jobbers via Dimona auprès de l'ONSS, depuis le planning, en votre nom et avec votre propre accès à l'ONSS. 0,50 € HTVA par Dimona flexi acceptée par l'ONSS.
SD Worx et Easy Online
Des connexions avec SD Worx et Easy Online, pour ne plus devoir transmettre vous-même les heures et les congés.
Déjà aujourd'hui : l'export
L'aperçu en CSV et le relevé mensuel par collaborateur en PDF, vous les transmettez déjà aujourd'hui à votre secrétariat social.
Également pratique dans RH et pointage
- Pour les moniteurs et collaborateurs administratifs
- Horaires de travail avec roulement sur deux semaines
- Types de congé avec ou sans approbation, solde et certificat
- Droit aux congés en heures par année, aussi avec des heures reportées
- En cas de maladie, uniquement la date de réception du certificat par les RH, pas de fichier
- Les moniteurs gèrent eux-mêmes leurs disponibilités
- Avertir ou bloquer en cas de planification hors des heures de travail ou un jour férié
- Historique par collaborateur, avec notes, e-mails et SMS
- Borne de pointage facultative avec code PIN, badge QR ou carte NFC
BIQSDRIVE enregistre et planifie, mais n'est ni un logiciel de paie ni un secrétariat social : il ne calcule ni salaires, ni droit légal aux congés, ni pécule de vacances, ni heures supplémentaires. En tant qu'employeur, vous jugez vous-même si cela suffit pour vos obligations légales.
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Qui voit quoi
Les collaborateurs voient leurs propres données
Leurs propres congés, solde, horaire et heures prestées, dans Mes congés et Mes heures.
Droits RH par rôle
Consulter et modifier les RH, approuver les congés, gérer les présences et régler les jours fériés sont des droits distincts, que vous attribuez par rôle.
Pas de certificats ni de géolocalisation
En cas de maladie, BIQSDRIVE conserve uniquement la période et la date de réception du certificat par les RH, pas de fichier. Pas de géolocalisation ni de biométrie au pointage.
RH et pointage en détail
- Réservation en ligne dans l'horaire. Par moniteur, vous fixez les heures que les élèves peuvent réserver en ligne. Seule la partie comprise dans son horaire de travail compte, et les jours fériés et congés approuvés en sont retirés automatiquement.
- Disponibilités. Les moniteurs gèrent eux-mêmes leurs disponibilités hebdomadaires dans Mes disponibilités, par exemple indisponible le mercredi après-midi. Un statut qui bloque le planning tient les planificateurs et la réservation en ligne à l'écart de ces moments.
- Planifier hors des heures de travail. Par implantation, vous choisissez si BIQSDRIVE avertit ou bloque quand vous planifiez une leçon, un examen ou une formation en dehors des heures de travail d'un moniteur ou un jour férié.
- Oubli de pointer le départ. BIQSDRIVE ne pointe jamais le départ à votre place. Si quelqu'un reste pointé plus longtemps que la limite de votre société, lui et les RH reçoivent une notification, et les RH corrigent l'heure.
- Droit aux congés. Vous indiquez le droit par collaborateur, par type et par année, en heures. Plusieurs lignes s'additionnent, par exemple pour des heures reportées. Un jour de congé compte selon l'horaire de travail du collaborateur.
- Tout dans votre export de données. Si vous changez un jour de logiciel, vos données RH font partie de l'export complet de vos données, comme tout le reste.
FAQ
Questions sur RH et pointage
Dois-je encore faire moi-même la Dimona ?
Pour l'instant, oui. La Dimona flexi automatique suivra bientôt. D'ici là, vous faites vos Dimona comme aujourd'hui, vous-même ou via votre secrétariat social.
Puis-je transmettre les heures à mon secrétariat social ?
Oui. Exportez l'aperçu d'une période en CSV, ou créez un relevé mensuel en PDF par collaborateur. Les connexions avec SD Worx et Easy Online suivront bientôt.
Qu'advient-il des leçons quand j'approuve un congé ?
Elles restent planifiées, sauf si vous cochez Annuler aussi les leçons lors de l'approbation, ou choisissez plus tard Annuler les leçons, par exemple en cas de maladie. Cela se fait sans frais d'annulation, et les élèves qui connaissaient la leçon reçoivent l'e-mail d'annulation habituel. Vous déplacez vous-même les examens et les sessions de formation dans le planning.
Et si un moniteur oublie de pointer son départ ?
BIQSDRIVE n'indique jamais une heure de fin de lui-même. Après la limite que vous fixez par société, lui et les RH reçoivent une notification, et les RH corrigent l'heure. Chaque correction figure avec l'ancienne et la nouvelle heure dans l'historique du collaborateur.
BIQSDRIVE calcule-t-il les salaires, le pécule de vacances ou le droit légal aux congés ?
Non. BIQSDRIVE enregistre et planifie ; votre secrétariat social calcule et paie. Vous indiquez vous-même le droit aux congés, et la différence entre prévu et presté n'est qu'un calcul, pas des heures supplémentaires.
Les collaborateurs voient-ils les heures ou les congés des autres ?
Non. Un collaborateur ne voit que ses propres congés et heures. Vous décidez qui voit les données des autres avec les droits RH par rôle.
BIQSDRIVE 27 arrive bientôt. Inscrivez-vous sur la liste d'attente ou demandez une démo en ligne.
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