Comment nous traitons les données à caractère personnel
La présente déclaration de confidentialité vous indique quelles données à caractère personnel BIQS IT SRL traite lorsque vous visitez notre site web, demandez une période d'essai ou une démo, êtes client de BIQSDRIVE ou contactez notre support, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous conservons ces données et quels sont vos droits.
1. Qui sommes-nous ?
BIQSDRIVE est un produit de BIQS IT SRL, Kolmen 35 boîte 1, 3980 Tessenderlo-Ham, numéro d'entreprise et TVA BE 0899.469.023, RPM Anvers, division Hasselt (ci-après BIQSDRIVE, nous ou notre).
Pour toute question relative à la vie privée et pour l'exercice de vos droits : privacy@biqsdrive.be. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nous n'y sommes pas tenus.
2. Deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant
| Rôle | Pour quelles données | Qui décide |
|---|---|---|
| Responsable du traitement | Données des visiteurs du site web, des personnes intéressées et des participants aux webinaires, des personnes de contact des clients, des utilisateurs de la Plateforme (leur compte, le support et la communication) et données de facturation | BIQSDRIVE. La présente déclaration de confidentialité porte sur ces données. |
| Sous-traitant | Données que les auto-écoles et les centres de formation saisissent dans BIQSDRIVE 27 concernant leurs élèves, les participants à leurs formations, leurs moniteurs et leurs clients entreprises, ainsi que les données de paiement, telles que le montant, la date, la communication, le nom et le numéro de compte de la personne qui paie | L'auto-école ou le centre de formation. Nous traitons ces données uniquement pour leur compte, conformément au Contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), qui constitue l'Annexe C du Contrat d'abonnement. |
Vous êtes élève ou participant à une formation ? Adressez vos questions concernant vos données en premier lieu à votre auto-école ou à votre centre de formation. Si vous nous adressez une demande, nous la leur transmettons dans un délai de cinq jours ouvrables et nous les aidons à y répondre. Si vous payez via un lien de paiement ou un terminal, Pay. traite vos données de paiement ; Pay. est lui-même responsable de l'exécution du paiement.
3. Quelles données, à quelles fins et pendant combien de temps ?
| Situation | Données | Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Visite du site web | Adresse IP, données relatives au navigateur et à l'appareil, pages visitées, date et heure ; cookies conformément à notre politique en matière de cookies ; votre choix en matière de cookies (avec un code aléatoire, sans adresse IP) | Fonctionnement et sécurité du site web ; preuve de votre choix en matière de cookies ; avec votre consentement, également statistiques et marketing | Intérêt légitime (fonctionnement, sécurité et preuve de votre choix) ; consentement (cookies non strictement nécessaires) | Journaux du serveur : 12 mois. Cookies : voir la politique en matière de cookies. Votre choix en matière de cookies : aussi longtemps qu'il reste valable, puis pendant 3 ans au maximum |
| Formulaire de contact, demande de démo ou liste d'attente | Nom, organisation, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre question ou votre message | Répondre à votre question, organiser la démo, vous informer du lancement | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime | 2 ans après le dernier contact |
| Inscription à un webinaire | Prénom, nom, adresse e-mail, organisation, le fait que vous soyez déjà client ou non, votre question pour la séance de questions-réponses | Organiser le webinaire et vous envoyer ensuite le lien vers l'enregistrement, même si vous n'avez pas pu y participer. Si vous annulez votre inscription, nous ne vous envoyons pas l'enregistrement. | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime | 2 ans après le dernier contact |
| Période d'essai et commande | Coordonnées du demandeur, données de l'entreprise, abonnement choisi, enregistrement de l'acceptation (date et heure, adresse IP, version des conditions, personne qui a accepté, texte de la case à cocher et déclaration relative au numéro de registre national) | Conclure et exécuter le contrat ; preuve de l'acceptation | Exécution du contrat (si vous êtes vous-même client) ; à défaut, notre intérêt légitime, également pour la preuve | Durée du contrat et 10 ans après son terme. Période d'essai non activée : coordonnées du demandeur 2 ans après la fin de l'essai ; nous effaçons les données de l'environnement d'essai conformément à l'article 3.10 du Contrat d'abonnement. |
| Relation client et comptes utilisateurs | Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction et rôle des personnes de contact et des utilisateurs ; données de connexion | Gestion des comptes, accès à la Plateforme, communication relative au service | Exécution du contrat (si vous êtes vous-même client) ; à défaut, notre intérêt légitime | Personnes de contact : durée du contrat et 10 ans après son terme. Comptes utilisateurs et identifiants de connexion : jusqu'à la suppression du compte, au plus tard lors de l'effacement à l'issue de la période de récupération |
| Facturation et paiement | Données de facturation et données de l'entreprise, factures, statut des paiements, données du moyen de paiement (conservées sous forme de jeton auprès de notre prestataire de services de paiement) | Facturation, encaissement, comptabilité | Exécution du contrat ; obligation légale (législation comptable et en matière de TVA) | 10 ans (législation comptable et en matière de TVA) |
| Inscription auprès de Pay. | Données d'entreprise et coordonnées de votre organisation nécessaires pour demander un compte de paiement | À la demande de votre organisation, nous transmettons à Pay. les données d'entreprise et les coordonnées nécessaires pour demander un compte de paiement | Exécution du contrat (si vous êtes vous-même client) ; à défaut, notre intérêt légitime | Comme les données de la relation client : durée du contrat et 10 ans après sa fin. Pay. conserve les données qu'il reçoit conformément à sa propre déclaration de confidentialité |
| Support : tickets et agent de support IA | Nom et adresse e-mail de l'utilisateur, contenu de la question, de la conversation et des pièces jointes | Fournir le support, résoudre les problèmes, améliorer la qualité du support | Exécution du contrat (si vous êtes vous-même client) ; à défaut, notre intérêt légitime | Tickets : 3 ans après leur clôture. Conversations avec l'agent de support IA : 12 mois (chez Anthropic, 30 jours au maximum par défaut et 2 ans au maximum en cas de signalement d'abus). Données d'élèves ou de participants à une formation figurant dans des tickets ou des conversations : au plus tard jusqu'à la fin de la période de récupération du client |
| Sécurité de la Plateforme | Adresse IP, tentatives de connexion, journaux d'activité des utilisateurs | Sécurité, prévention de la fraude, preuve en cas d'incident | Intérêt légitime | 12 mois, plus longtemps en cas d'incident en cours |
| Newsletter et communications commerciales | Nom, adresse e-mail, organisation, le fait que vous ouvriez un message ou cliquiez dessus | Vous informer des nouvelles fonctionnalités, des webinaires et des offres | Consentement ; pour les personnes de contact des clients, notre intérêt légitime pour des services similaires | Jusqu'à votre désinscription ; données d'ouverture et de clic : 2 ans |
Bases juridiques. L'exécution du contrat constitue la base juridique lorsque vous êtes vous-même notre client. Si vous êtes une personne de contact ou un utilisateur auprès d'un client, nous nous fondons sur notre intérêt légitime pour conclure et exécuter le contrat avec votre organisation, sécuriser la Plateforme, fournir le support, conserver la preuve de l'acceptation et informer nos clients de services similaires. Les données des utilisateurs nous sont communiquées par l'organisation qui crée leur compte.
Devez-vous fournir ces données ? Nous avons besoin des données indiquées comme obligatoires pour répondre à votre question, conclure et exécuter le contrat avec votre organisation, vous donner accès à la Plateforme et respecter nos obligations légales. Sans ces données, nous ne pouvons pas le faire. Vous fournissez les autres données sur une base volontaire.
Nous n'utilisons pas vos données pour une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou des effets similaires à votre égard, et nous ne les vendons pas.
4. Les agents IA
BIQSDRIVE 27 intègre des agents IA : l'agent de support, l'agent IA administratif et l'agent de planification. Ils reposent sur l'intelligence artificielle (des modèles de langage d'Anthropic). Lorsque vous conversez avec un agent, vous dialoguez donc avec une IA et non avec un collaborateur. L'agent de support répond aux questions relatives à l'utilisation de BIQSDRIVE et recherche à cet effet des données dans la limite de vos droits ; l'agent IA administratif et l'agent de planification signalent et font des propositions. Les agents ne prennent aucune décision vous concernant : un collaborateur décide. Si vous souhaitez parler à un collaborateur, créez un ticket de support.
Pour vos questions à l'agent de support et ses réponses, ainsi que votre nom et votre adresse e-mail, nous sommes responsables du traitement (voir le point 3, support). Les données d'élèves, de participants aux formations et de clients entreprises que les agents recherchent dans la Plateforme pour répondre à une question ou faire une proposition sont traitées par nous en qualité de sous-traitant, pour le compte de l'auto-école ou du centre de formation (voir le point 2). Anthropic est notre sous-traitant ultérieur à cet effet : voir www.biqsdrive.be/fr/sous-traitants.
- Anthropic n'utilise pas les conversations pour entraîner ses modèles.
- Les conversations sont traitées aux États-Unis, avec pour garantie les clauses contractuelles types de la Commission européenne (voir le point 6).
- Ne partagez dans une conversation aucune donnée qui n'est pas nécessaire pour répondre à votre question, et en aucun cas des données sensibles concernant des élèves ou des participants à une formation.
5. Avec qui partageons-nous des données ?
Nous ne partageons des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, avec des parties contractuellement tenues de les protéger :
| Destinataire | À quelles fins | Localisation |
|---|---|---|
| Level 27 BV (Hasselt) | Hébergement de la Plateforme | Belgique |
| Odoo SA (Grand-Rosière) | Gestion de la clientèle, service d'assistance (helpdesk) et facturation | Belgique et France ; sauvegardes en France, aux Pays-Bas et en Suède |
| Anthropic Ireland, Limited, avec Anthropic PBC | Agent de support IA | États-Unis |
| Notre prestataire de services de paiement (mentionné sur la page de paiement du Compte) | Encaissement des paiements | Espace économique européen |
| Isabel NV (Ponto), Bruxelles | La connexion bancaire pour l'automatisation des paiements des auto-écoles et des centres de formation, en qualité de sous-traitant ultérieur, et les missions propres d'Isabel NV en tant qu'établissement de paiement | Voir la déclaration de confidentialité d'Isabel NV |
| Pay. (TinTel B.V.), Spijkenisse | L'inscription de votre organisation pour un compte de paiement ; les paiements en ligne, SoftPOS et les terminaux de paiement des auto-écoles et des centres de formation, en qualité de sous-traitant ultérieur, et les missions propres de Pay. en tant qu'établissement de paiement | Voir la déclaration de confidentialité de Pay. (en anglais) |
| Intuit Mailchimp | Envoi des newsletters et des invitations | États-Unis |
| Microsoft (Teams) | Organisation des webinaires | Union européenne et États-Unis |
| Adobe (Adobe Fonts) | Fourniture de la police de caractères du site web : Adobe reçoit votre adresse IP pour fournir la police de caractères, ne la conserve pas et ne place pas de cookies | États-Unis |
| Fournisseurs de services de statistiques et de marketing (tels que Google) | Uniquement avec votre consentement, dès que nous utilisons de tels services ; la liste à jour figure dans notre politique en matière de cookies | États-Unis et Espace économique européen |
| Notre comptable, nos avocats et nos autres conseillers | Comptabilité, conseil juridique | Belgique |
| Autorités publiques et autorités judiciaires | Uniquement lorsque la loi nous y oblige | Belgique |
Les fournisseurs qui traitent des données d'élèves et de participants aux formations pour le compte des auto-écoles et des centres de formation figurent sur www.biqsdrive.be/fr/sous-traitants.
6. Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Certains destinataires traitent des données aux États-Unis (voir le point 5). Nous ne le faisons que moyennant des garanties appropriées conformément au RGPD : pour Anthropic, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; pour Intuit Mailchimp, Microsoft et Adobe, leur certification au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework). Pour les fournisseurs de cookies de statistiques et de marketing, la politique en matière de cookies mentionne la garantie applicable. Vous pouvez demander une copie de ces garanties à l'adresse privacy@biqsdrive.be.
Pour le lieu du traitement par Isabel NV et Pay. et un éventuel transfert en dehors de l'Espace économique européen, nous renvoyons à leur propre déclaration de confidentialité : celle d'Isabel NV et celle de Pay. (en anglais).
7. Sécurité
Nous protégeons les données à caractère personnel au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que des connexions chiffrées (TLS), le chiffrement des bases de données et des sauvegardes, des droits d'accès personnels avec authentification multifacteur pour les administrateurs, la journalisation, des mises à jour régulières et des sauvegardes sur un site distinct. Si vous constatez un problème de sécurité, signalez-le à l'adresse privacy@biqsdrive.be.
8. Vos droits
Vous avez le droit :
- d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie ;
- de faire rectifier les données inexactes ;
- de faire effacer vos données, sauf si nous sommes tenus de les conserver (par exemple les factures) ;
- d'obtenir la limitation du traitement ;
- de recevoir vos données dans un format couramment utilisé ou de les faire transmettre (portabilité) ;
- de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et, dans tous les cas, à la prospection (marketing direct) ;
- de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela compromette la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Adressez votre demande à privacy@biqsdrive.be. Nous répondons dans un délai d'un mois ; pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois, auquel cas nous vous en informons. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Vous pouvez également vous désinscrire de la newsletter via le lien figurant au bas de chaque e-mail.
En cas d'insatisfaction, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Cookies
Nous utilisons des cookies strictement nécessaires et des techniques similaires pour faire fonctionner le site web. Nous ne plaçons des cookies de statistiques et de marketing qu'avec votre consentement préalable, via la bannière cookies qui s'affiche dès que nous utilisons de tels cookies. Refuser est aussi simple qu'accepter. Notre politique en matière de cookies, sur www.biqsdrive.be/fr/politique-cookies, indique quels cookies nous utilisons, à quelles fins et pendant combien de temps. Les cookies de Pay. utilisés par la page de paiement intégrée dans les portails de BIQSDRIVE 27 sont eux aussi décrits dans la politique en matière de cookies. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.
10. Mineurs
Notre site web et nos communications commerciales s'adressent aux entreprises et non aux mineurs. Nous ne traitons les données d'élèves mineurs que pour le compte de leur auto-école ou de leur centre de formation, en qualité de sous-traitant (voir le point 2).
11. Modifications
Nous pouvons adapter la présente déclaration de confidentialité, par exemple en cas de nouveau service ou de nouveau fournisseur. La date de la dernière version figure en haut de la page. En cas de modification importante, nous en avertissons les clients par e-mail.
Contact
Questions relatives à la vie privée : privacy@biqsdrive.be. Autres questions : info@biqsdrive.be. BIQS IT SRL, Kolmen 35 boîte 1, 3980 Tessenderlo-Ham, numéro d'entreprise et TVA BE 0899.469.023, RPM Anvers, division Hasselt.