Intégration comptable

Comptabilité de votre auto-école : de la commande à la facture, sans ressaisie

BIQSDRIVE envoie vos commandes directement à Exact Online, Billit, Yuki, Twinfield, AFAS Profit, Odoo ou Microsoft Dynamics 365 Business Central. Pour WinBooks, Adsolut, Expert/M Plus et Visma AccountView, il crée un fichier d'import pour votre comptable. La facture est établie dans votre logiciel comptable et la connexion est incluse dans votre licence.

Comment une commande arrive dans votre comptabilité

BIQSDRIVE n'établit pas de factures. Une commande est ce que votre élève achète, la facture se fait dans le logiciel que votre comptable connaît déjà. La numérotation, la mise en page et les notes de crédit restent là.

Confirmer la commande
Vous confirmez la commande de votre élève ou de votre client entreprise. Les frais de dossier et les frais administratifs s'y ajoutent automatiquement, selon vos réglages.
Envoyer vers votre logiciel
Si vous l'avez réglé ainsi, chaque commande confirmée part toute seule. Sinon, vous envoyez commande par commande, ou toutes les commandes ouvertes d'un coup.
Finaliser la facture
Le client est créé la première fois dans votre logiciel. Vous y finalisez ensuite la facture et vous l'envoyez.
Suivre le statut
Dans BIQSDRIVE, vous voyez pour chaque commande si elle est facturée, avec le numéro donné par votre logiciel. Si votre logiciel refuse une commande, par exemple à cause d'un code TVA manquant, la raison figure sur la commande.

Avec une connexion directe, vérifiez d'abord qu'elle fonctionne et envoyez une commande vers un dossier de test avant de démarrer.

Ce qui se passe pour chaque logiciel comptable

Tous les logiciels ne reçoivent pas la même chose. Voici ce que vous retrouvez dans le vôtre.

Logiciel comptable	Mode	Ce que vous y retrouvez
Exact Online	Direct	Une facture de vente ouverte
Billit	Direct	Une facture de vente pas encore envoyée. Vous l'envoyez depuis Billit, par e-mail ou via Peppol
Yuki	Direct	Une facture de vente pas encore traitée
Twinfield	Direct	Une facture en brouillon
AFAS Profit	Direct	Une commande de vente, que vous facturez dans Profit
Odoo, à partir de la version 16	Direct	Une facture en brouillon
Microsoft Dynamics 365 Business Central, en ligne	Direct	Une commande de vente, que vous facturez dans Business Central
WinBooks	Fichier d'import	Une facture de vente comptabilisée avec le numéro donné par BIQSDRIVE
Adsolut	Fichier d'import	Idem, d'abord le fichier clients, puis le fichier ventes
Expert/M Plus	Fichier XML	Une vente comptabilisée avec le numéro donné par BIQSDRIVE
Visma AccountView	Fichier d'import	Idem, via les définitions d'import d'AccountView
Adfinity	Bientôt	La connexion n'est pas encore active

Avec Odoo Online, il vous faut le plan Custom pour l'API externe. Vous utilisez un autre logiciel ? Faites-le-nous savoir.

Travailler avec un fichier d'import

Vous téléchargez le fichier pour une commande ou pour toutes les commandes ouvertes, et votre comptable l'importe. Chaque commande reçoit le numéro de facture suivant de la série que vous définissez et compte ensuite comme facturée. Téléchargée une deuxième fois, une commande garde son numéro.

Le fichier comptabilise la vente, mais n'envoie rien à votre client. Convenez donc avec votre comptable de la façon dont votre client reçoit sa facture.

Ce qu'il vaut mieux passer en revue avec votre comptable

Quatre points à clarifier dès le départ.

Si une entreprise ou un parent paie, il figure comme client sur la facture, avec le nom de l'élève. Le numéro de bon de commande va dans le champ de référence de votre logiciel.
Une commande facturée ne s'annule plus dans BIQSDRIVE. Vous la corrigez par une note de crédit dans votre logiciel comptable.
Les commandes de recharge du crédit ne partent pas vers votre logiciel comptable. Le crédit que vous devez à vos clients se télécharge par période en CSV.
Avec Exact Online, Odoo et Billit, la communication structurée de la commande figure sur la facture. Si votre client paie avec celle-ci et que votre compte est connecté via Ponto, le Radar des paiements comptabilise son virement automatiquement sur la commande. Avec les autres logiciels, il le propose sur la base du montant et du nom.

Un envoi via Peppol ne part pas de BIQSDRIVE, puisqu'aucune facture n'y est établie. Lisez notre guide sur Peppol pour les auto-écoles.

FAQ

Questions sur la connexion comptable

La connexion comptable coûte-t-elle un supplément ?

Non. La connexion, directe ou avec un fichier d'import, est incluse dans votre licence.

BIQSDRIVE peut-il établir des factures lui-même ?

Non. Vos commandes sont facturées dans votre logiciel comptable. Sans connexion, vous marquez vous-même une commande comme facturée et vous pouvez indiquer le numéro de facture.

Est-ce aussi valable pour les centres de formation ?

Oui. Les centres de formation se connectent aux mêmes logiciels comptables, de la même manière. Voir BIQSDRIVE pour les centres de formation.