Peppol voor rijscholen: wat de e-factuurplicht voor jou betekent

Wat is verplicht sinds 1 januari 2026?

Belgische btw-plichtige ondernemingen wisselen onderling gestructureerde elektronische facturen uit. Zo'n factuur gaat rechtstreeks van de software van de leverancier naar die van de klant, over het Peppol-netwerk en in het formaat Peppol BIS, tenzij beide partijen iets anders afspreken dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer.

De regel geldt voor elke factuur die vanaf die datum wordt opgesteld, uitgereikt of verzonden, ook als de les of opleiding vroeger plaatsvond. De grondslag is artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek. De algemene tolerantieperiode liep tijdens de eerste drie maanden van 2026 en is voorbij.

Wat betekent dat voor je rijschool?

Bepalend is wie je klant is: de leerling zelf, of een onderneming die de opleiding betaalt. Dit zijn de situaties die in een rijschool voorkomen.

Ook een rijschool die bijna alleen aan particulieren factureert, krijgt dus met Peppol te maken. Je Belgische leveranciers, zoals je garage of je tankkaartaanbieder, moeten je als btw-plichtige klant gestructureerde facturen sturen.

Wie valt er niet onder?

De verplichting geldt voor elke onderneming met een actief btw-nummer. Ook wie de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (omzet tot € 25.000 per jaar) valt eronder. De overheid noemt deze uitzonderingen:

• Ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek, hoeven geen gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen.
• Gefailleerde btw-plichtigen hoeven ze niet te versturen.
• Forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56) hoeven ze niet te versturen. Die uitzondering verdwijnt uiterlijk op 1 januari 2028.
• Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en hier geen vaste inrichting hebben, vallen erbuiten, ook als ze hier voor btw geïdentificeerd zijn.

Ook voor een afzonderlijke handeling die artikel 44 vrijstelt, geldt de verplichting niet. Of een deel van je activiteit daaronder valt, bekijk je met je boekhouder. Met de tool van de overheid ga je na of je onderneming onder de verplichting valt.

Hoe kom je op Peppol?

Je registreert je niet rechtstreeks. Dat gebeurt via een Peppol-dienstverlener, meestal via je boekhoud- of facturatiesoftware. Vraag je softwareleverancier dus of die met Peppol verbonden is en wat je moet doen om te versturen en te ontvangen.

In België is je ondernemingsnummer de standaard als Peppol-ID (schema 0208). Klanten hoef je niet om een apart Peppol-ID te vragen. Of een bedrijf kan ontvangen, zoek je op in Peppol Lookup, op naam of in de vorm 0208:0123456789 (0208, een dubbele punt en het ondernemingsnummer).

Is een klant nog niet klaar om via Peppol te ontvangen, dan mag je een andere verzendwijze kiezen, en die factuur is rechtsgeldig. Gaat het om een elektronisch alternatief zoals een pdf, dan spreek je dat met de klant af.

Welke boetes zijn er?

Sinds het koninklijk besluit van 8 juli 2025 bestaat er een aparte boete voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen: € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij de volgende. Een overtreding telt pas als tweede of volgende als de administratie ze minstens drie maanden na de vorige vaststelt. De bestaande boetes voor onjuiste of laattijdige facturen blijven gelden.

Deze gids geeft algemene informatie en is geen juridisch of fiscaal advies. De bevoegde overheid is de FOD Financiën. De actuele regels staan op efactuur.belgium.be, en je boekhouder kan ze toepassen op jouw situatie.

Wat doet BIQSDRIVE hierin?

BIQSDRIVE maakt zelf geen facturen en verstuurt geen Peppol-berichten. Een order in BIQSDRIVE is geen factuur: de factuur ontstaat in je boekhoudpakket, en dat pakket verstuurt ze ook.

Wat BIQSDRIVE wel doet, is de gegevens klaarzetten. Per order kies je wie betaalt, met bestelbonnummer en kostenplaats, en btw-nummers worden gecontroleerd via VIES. Een bevestigd order gaat met klant, btw-nummer, bestelbonnummer en lijnen naar je boekhoudpakket, of in een importbestand naar je boekhouder. Bij Billit bijvoorbeeld komt het order binnen als factuur die nog niet verstuurd is: je kijkt ze na en verstuurt ze vanuit Billit, per e-mail of via Peppol.

Of en hoe je pakket via Peppol verstuurt, hangt af van dat pakket en je abonnement erop. Vraag het na bij je leverancier of je boekhouder.