Waar ze staan, hoe je ze exporteert en hoe je overstapt
Deze pagina geeft de informatie die de Europese Dataverordening (Data Act, Verordening (EU) 2023/2854, artikelen 26, 28 en 29) voorschrijft. De Abonnementsovereenkomst verwijst ernaar in artikel 13.4 en Bijlage A. Je gegevens blijven van jou: je kan ze op elk ogenblik kosteloos exporteren.
1. Waar staan je gegevens?
De database van BIQSDRIVE 27, met alle gegevens van je rijschool of opleidingscentrum, je leerlingen, cursisten en bedrijfsklanten, wordt gehost bij een Belgische hostingprovider in datacenters in België. Enkele ondersteunende diensten werken met andere leveranciers:
| Onderdeel | Leverancier | Locatie van de verwerking | Rechtsbevoegdheid over de infrastructuur |
|---|---|---|---|
| Platform en database (productie) | Level 27 BV, Hasselt (BE 0890.439.412) | België | België (Europese Unie) |
| Back-ups | Level 27 BV | Afzonderlijke locatie binnen de Europese Economische Ruimte | Lidstaat van de EER |
| Verzending van sms-berichten | Spryng B.V., Amsterdam | Frankfurt (Duitsland) | Duitsland (Europese Unie) |
| Helpdesk en supporttickets | Odoo SA, Grand-Rosière (BE 0477.472.701) | België en Frankrijk; back-ups in Frankrijk, Nederland en Zweden | Lidstaten van de Europese Unie |
| AI-agents (AI-supportagent, admin-agent en planning-agent) | Anthropic Ireland, Limited, met verwerking door Anthropic PBC | Verenigde Staten | Verenigde Staten (contract naar Iers recht; doorgifte met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) |
| Bankkoppeling (Betaalautomatisering) | Isabel NV (Ponto), Brussel (BE 0455.530.509) | Zie de privacyverklaring van Isabel NV | Zie de privacyverklaring van Isabel NV |
| Betalingen via Pay. (online, SoftPOS en betaalterminals) | Pay. (TinTel B.V.), Spijkenisse | Zie de privacyverklaring van Pay. | Zie de privacyverklaring van Pay. |
| E-mails vanuit het Platform | Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin (Azure Communication Services); antwoorden van je klanten komen in de eigen mailbox van je organisatie | Europese Unie (EU-datalocatie) | Ierland (Europese Unie); mogelijke doorgifte naar de Verenigde Staten met het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
| Reviews en enquêtes | De dienst die je organisatie zelf koppelt, met een eigen account: Tally, Klantenvertellen of Google (Google-bedrijfsprofiel) | Volgens je eigen overeenkomst met die dienst en zijn privacyverklaring | Volgens je eigen overeenkomst |
| Bescherming van de openbare formulieren tegen bots | Friendly Captcha GmbH, Wörthsee | Duitsland; de controle in de browser kan via servers buiten de EU geleverd worden | Duitsland (Europese Unie); mogelijke doorgifte met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
| Identiteitskaart inlezen met een kaartlezer | e-Contract.be BV, Beersel (BE 0845.600.072) | België | België (Europese Unie) |
| Advertenties meten (module Prospecten) | Het advertentieplatform dat je organisatie zelf koppelt, met een eigen account: Google Ireland Limited (Google Ads en de Google-tag) of Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel en Conversions API) | Volgens je eigen overeenkomst met die dienst en zijn privacyverklaring | Volgens je eigen overeenkomst |
| Flexi-Dimona-aangiften (zodra beschikbaar) | De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), die de aangiften ontvangt die BIQSDRIVE in naam en op instructie van je organisatie, met de eigen toegang van je organisatie tot de RSZ, indient; geen leverancier van BIQSDRIVE | België | België (Europese Unie) |
Samengevat: de database en de back-ups met je Klantgegevens staan in België en de EER en vallen onder de rechtsbevoegdheid van EU-lidstaten. Ook de betalingen die de Betaalautomatisering aan klanten, dossiers en orders koppelt, staan bij BIQSDRIVE in België (Level 27); voor de verwerking door Isabel NV (Bankkoppeling) en Pay. verwijzen we naar hun privacyverklaring (zie de tabel). De uitnodigingen voor reviews en enquêtes en de afmeldingen voor uitnodigingen voor reviews staan eveneens bij BIQSDRIVE in België (Level 27). Bij Tally en Klantenvertellen geeft BIQSDRIVE in de uitnodiging ook de naam en het e-mailadres van de ontvanger aan die dienst door, voor zover die dienst dat toelaat; bij Google bevat de uitnodiging enkel de link. Wat BIQSDRIVE zo doorgeeft en wat de ontvangers bij Tally, Klantenvertellen of Google invullen of publiceren, valt onder je eigen overeenkomst met die dienst en zijn privacyverklaring (zie de tabel). De gegevens van de module HR en tijdsregistratie, zoals werkroosters, verlof, afwezigheden en gewerkte tijd, staan eveneens bij BIQSDRIVE in België (Level 27). Het Platform bewaart ze zolang je organisatie ze bijhoudt. Laat je organisatie een medewerker die vertrokken is wissen, dan verdwijnen meteen zijn naam, contactgegevens en vrije teksten; de overige gegevens, ook afwezigheden wegens ziekte, bewaart het Platform zonder die identificatie nog tot vijf jaar na het einde van zijn overeenkomst, voor de bewaartermijnen van het sociaal recht, en daarna wist het ze. Zodra de flexi-Dimona-aangiften beschikbaar zijn, dient BIQSDRIVE ze in naam en op instructie van je organisatie in bij de RSZ, met de eigen toegang van je organisatie tot de RSZ, en bewaart het Platform ze vijf jaar. Ook de prospecten van de module Prospecten (CRM) staan bij BIQSDRIVE in België (Level 27): een prospect zonder activiteit wordt na de termijn die je organisatie instelt (standaard 30 dagen) afgesloten en een afgesloten prospect na de termijn die je organisatie instelt (standaard 24 maanden) geanonimiseerd. Stelt je organisatie een Google-tag of Meta Pixel in, dan laadt die enkel na de toestemming van de bezoeker, en meldt BIQSDRIVE prospecten en inschrijvingen enkel met diens toestemming voor marketing aan Google of Meta, met het e-mailadres, het telefoonnummer en de naam enkel gehasht; wat die diensten ermee doen, valt onder je eigen overeenkomst met hen (zie de tabel). Voor het overige gebeurt enkel de verwerking door de AI-agents (je vragen, hun antwoorden en voorstellen, en de gegevens die ze daarvoor binnen de rechten van de gebruiker opzoeken) in de Verenigde Staten en valt ze daar onder Amerikaans recht. De agents halen nooit rijksregisternummers, INSZ-nummers, identiteitsdocumenten, volledige adressen, geboortedata, interne notities, rekeningnummers of ingelezen bankverrichtingen op, en evenmin de soort of de reden van een afwezigheid, opmerkingen bij verlofaanvragen, correcties van tijdsregistraties of Dimona-aangiften; de planning-agent ziet enkel dat een medewerker afwezig of niet beschikbaar is. Als locatie gebruikt de planning-agent enkel de gemeente of de postcode. Deel in gesprekken met de agents ook zelf geen gegevens van leerlingen of cursisten die niet nodig zijn om je vraag te beantwoorden.
E-mails en tijdelijke gegevens: e-mails vanuit het Platform vertrekken via Azure Communication Services van Microsoft, met een EU-datalocatie. Per ontvanger houdt het Platform bij of een e-mail aankwam, met het antwoord van de ontvangende mailserver: dat afleverlog wordt na 120 dagen gewist, en de afleverstatus blijft in de berichtenhistoriek van het dossier. Een adres dat onbestelbaar bleek, blijft gemarkeerd tot een medewerker het verbetert of bevestigt dat het juist is; Microsoft houdt zo'n adres zelf 24 uur tot 14 dagen bij. De berichten in het klantenportaal en het bedrijvenportaal (het belletje) worden na zes maanden gewist. Een afmelding voor groepsmails blijft in het dossier bewaard zolang het dossier bestaat, net als een aanvraag om de naam, de geboortedatum of het rijksregisternummer te corrigeren. De gegevens die itsme® aanlevert bij een inschrijving via het inschrijvingsformulier, bewaart het Platform versleuteld zolang die inschrijving loopt, ten hoogste zeven dagen. Wijken de gegevens van itsme® af van het dossier, dan bewaart het Platform ze versleuteld ten hoogste veertien dagen, tot een medewerker na controle van de identiteitskaart beslist ze toe te passen of te verwerpen. Daarna worden ze gewist. Bij een identificatie met itsme® aan de balie bewaart het Platform de gegevens van itsme® versleuteld ten hoogste 24 uur, tot ze aan een dossier gekoppeld zijn. Bij een melding aan een advertentieplatform bewaart het Platform het IP-adres, de browser en de pagina enkel tot de melding verstuurd of definitief mislukt is.
De volledige lijst van partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, staat op www.biqsdrive.com/nl/subverwerkers.
2. Bescherming tegen toegang door buitenlandse overheden
Dit punt gaat over gegevens die niet over een persoon gaan, zoals de instellingen, tarieven en planningsregels van je organisatie (niet-persoonsgebonden gegevens, artikelen 28 en 32 van de Data Act). Voor persoonsgegevens gelden de AVG en de waarborgen in punt 1 en op de pagina Subverwerkers. De Data Act vraagt dat we beschrijven hoe we voorkomen dat overheden van buiten de Europese Unie toegang krijgen tot gegevens in strijd met het Europees of Belgisch recht.
Technische maatregelen
- Hosting van de database en de back-ups bij een Belgische provider, in datacenters in de Europese Economische Ruimte.
- Versleuteling van alle verkeer (TLS) en van databases en back-ups in rust.
- Strikte toegangscontrole met persoonlijke accounts, meervoudige authenticatie voor beheerders en logging van beheerhandelingen.
- De AI-agents zien enkel de gegevens die de gebruiker zelf mag zien en halen nooit rijksregisternummers, INSZ-nummers, identiteitsdocumenten, volledige adressen, geboortedata, interne notities, rekeningnummers of ingelezen bankverrichtingen op, en evenmin de soort of de reden van een afwezigheid, opmerkingen bij verlofaanvragen, correcties van tijdsregistraties of Dimona-aangiften. Als locatie gebruikt de planning-agent enkel de gemeente of de postcode. Zo blijft wat in de Verenigde Staten wordt verwerkt beperkt tot wat nodig is.
Organisatorische maatregelen
- Enkel gemachtigde personen met een vertrouwelijkheidsverplichting hebben toegang tot productiegegevens, en enkel voor zover nodig.
- Elk verzoek van een overheid om toegang tot gegevens wordt juridisch getoetst. Wij geven enkel gegevens vrij op grond van een bindende beslissing die steunt op het Europees of Belgisch recht, of op een internationaal akkoord dat daarin voorziet, en dan enkel de minimaal vereiste gegevens.
- Wij verwittigen de betrokken klant vóór we gegevens vrijgeven, behalve wanneer het verzoek rechtshandhaving dient en voor zolang dat nodig is om die te vrijwaren.
Contractuele maatregelen
- Onze leveranciers zijn contractueel gebonden om gegevens enkel op onze instructie te verwerken en ons in te lichten over verzoeken van overheden, voor zover de wet dat toelaat.
- Voor de doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte door de AI-agents gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en voor een eventuele doorgifte door Microsoft (e-mails) het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen. Voor Isabel NV en Pay. verwijzen we naar hun privacyverklaring (punt 1).
Krijgen wij een verzoek van een overheid van buiten de Europese Unie om toegang tot je gegevens, dan geven we daar enkel gevolg aan binnen de grenzen van artikel 32 van de Data Act, en brengen we je vooraf op de hoogte, behalve wanneer het verzoek rechtshandhaving dient en voor zolang dat nodig is om die te vrijwaren.
3. Je gegevens exporteren
De Beheerder van je Account kan op elk ogenblik, zonder bijkomende kosten, een export nemen via de exportfunctie in het Platform. Tijdens een opschorting van je Account kan je een export aanvragen via info@biqsdrive.com; je ontvangt die binnen vijf werkdagen. Ook tijdens de gratis proefperiode kan je op elk ogenblik een export nemen.
| Categorie | Inhoud | Formaat |
|---|---|---|
| 1. Leerlingen, cursisten en kandidaten | Identificatie-, contact- en dossiergegevens, begeleiders en vertegenwoordigers (zoals ouders of voogd) | CSV/XLSX en JSON |
| 2. Inschrijvingen en planning | Inschrijvingen, pakketten, opleidingen, lesplanning, agenda, beschikbaarheden | CSV/XLSX en JSON |
| 3. Lessen en opvolging | Geregistreerde lessen en opleidingsuren, evaluaties, digitale lesopvolging, opvolgingsfiches | CSV/XLSX en JSON |
| 4. Examens en attesteringen | Reservaties, oproepingen, resultaten en attesteringen zoals in het Platform geregistreerd | CSV/XLSX en JSON |
| 5. Middelen | Instructeurs, voertuigen, lokalen en locaties | CSV/XLSX en JSON |
| 6. Bedrijfsklanten | Bedrijfsklanten, contactpersonen, deelnemers en trajecten | CSV/XLSX en JSON |
| 7. Financieel | In het Platform bijgehouden facturen, betalingen (met bron: Pay., overschrijving of contant), koppelingen, herinneringen en saldi | CSV/XLSX en JSON; facturen in PDF |
| 8. Documenten | Door je organisatie opgeladen of door het Platform gegenereerde documenten (attesten, contracten) | Origineel formaat of PDF |
| 9. Configuratie en metadata | Tarieven, lestypes, sjablonen, instellingen; aanmaak- en wijzigingsdata, auteur | JSON |
| 10. Audittrail | De wijzigingshistoriek die het Platform per record bijhoudt (tijdstip, gebruiker, gewijzigd veld) | CSV/JSON |
| 11. Reviews en enquêtes | Geplande en verstuurde uitnodigingen voor reviews en enquêtes (ontvanger, ogenblik, dienst en status) en afmeldingen voor uitnodigingen voor reviews | CSV/XLSX en JSON |
| 12. HR en tijdsregistratie | Contractgegevens van de medewerkers, werkroosters, feestdagen en sluitingsdagen, verloftypes en verlofrechten, aanvragen van verlof en afwezigheden en de beslissingen daarover, gewerkte tijd met de wijzigingen, historiek van de medewerkers; zodra beschikbaar, flexi-Dimona-aangiften met het antwoord van de RSZ | CSV/XLSX en JSON |
| 13. Prospecten (CRM) | Prospecten met hun opvolging en historiek, infoformulieren, opvolgreeksen en hun verloop, meldingen aan advertentieplatformen | CSV/XLSX en JSON |
4. Register van datastructuren en formaten
Bij elke export hoort een beschrijving van de datastructuur (data dictionary). Het register beschrijft per exportbestand:
- de velden, met naam, omschrijving, gegevenstype en of het veld verplicht is;
- de sleutels en de relaties tussen de bestanden (bijvoorbeeld tussen leerling, inschrijving en les);
- de toegelaten waarden voor keuzelijsten (zoals rijbewijscategorieën en lestypes);
- het versienummer en de datum van de laatste wijziging.
Het actuele register van datastructuren en formaten vind je hieronder. Je kan het ook kosteloos opvragen via data@biqsdrive.com.
Open een categorie om de bestanden en hun velden te zien. Velden die op _id eindigen, verwijzen naar de sleutel van een ander bestand; de relaties staan onder elke tabel. "Verplicht" betekent dat het veld altijd ingevuld is. Datums en tijdstippen volgen ISO 8601.
1. Leerlingen, cursisten en kandidaten (CSV/XLSX en JSON)
students: Leerlingen en cursisten, met hun identificatie-, contact- en dossiergegevens. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Vestiging waar de leerling of cursist thuishoort. | geheel getal | Ja |
first_name | Voornaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
last_name | Familienaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
no_bulk_mail | Afgemeld voor groepsmails via de link onderaan een groepsmail. E-mails over eigen lessen, betalingen en herinneringen blijven vertrekken. | ja/nee | Ja |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
birth_date | Geboortedatum. | datum | Nee |
birth_place | Geboorteplaats. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
gender | Geslacht. Toegelaten waarden: male (man), female (vrouw), other (andere). | tekst, max. 8 tekens | Nee |
nationality | Nationaliteit, als landcode van twee letters. | tekst, max. 2 tekens | Nee |
national_id | Rijksregisternummer (voor Nederland: burgerservicenummer). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
id_card_number | Nummer van de identiteitskaart. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
id_card_valid_until | Einde van de geldigheid van de identiteitskaart. | datum | Nee |
identity_verified_at | Tijdstip waarop de identiteitsgegevens het laatst bevestigd werden via itsme®. | datum en tijd | Nee |
identity_verified_via | Dienst waarmee de identiteit bevestigd werd. Toegelaten waarden: itsme (itsme®). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
street | Straat. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
status | Status van het dossier. Toegelaten waarden: new (nieuw), active (actief), paused (gepauzeerd), completed (afgerond), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
blocked | Handmatig geblokkeerd: er kunnen geen lessen bevestigd worden. | ja/nee | Ja |
block_reason | Reden van de blokkering. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
medical_exam_date | Datum van het medisch onderzoek. | datum | Nee |
registration_source | Hoe de leerling of cursist werd aangemaakt. Toegelaten waarden: manual (manueel door je organisatie), online (via een online inschrijving), import (via een import). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id.
student_photos: Pasfoto van de elektronische identiteitskaart, als die via itsme® werd aangeleverd. Sleutel: student_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
mime_type | Bestandstype van de afbeelding (bijvoorbeeld image/jpeg). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
data | De afbeelding. | bestand (binair) | Ja |
source | Wie de foto aanleverde. Toegelaten waarden: itsme (itsme®). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id.
portal_users: Accounts voor het leerlingen- en cursistenportaal, zonder wachtwoorden en andere authenticatiegegevens: van leerlingen en cursisten, en van vertegenwoordigers die geen klant zijn en via het portaal optreden voor een minderjarige leerling (student_relations.portal_user_id). Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist; leeg bij een account van een vertegenwoordiger die geen klant is. | geheel getal | Nee |
name | Naam van de vertegenwoordiger, bij een account van een vertegenwoordiger die geen klant is. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
email | E-mailadres waarmee aangemeld wordt. | tekst, max. 180 tekens | Ja |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
enabled | Account ingeschakeld. | ja/nee | Ja |
totp_enabled_at | Tijdstip waarop tweestapsverificatie werd ingeschakeld. | datum en tijd | Nee |
invited_at | Tijdstip van de uitnodiging. | datum en tijd | Nee |
activated_at | Tijdstip waarop het eerste wachtwoord gekozen werd. | datum en tijd | Nee |
last_login_at | Tijdstip van de laatste aanmelding. | datum en tijd | Nee |
password_changed_at | Tijdstip van de laatste wachtwoordwijziging. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id.
student_relations: Begeleiders en vertegenwoordigers van een leerling of cursist. Een begeleider rijdt mee bij het oefenen met een voorlopig rijbewijs. Een vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een ouder of voogd) kan kopieën van de e-mails aan de klant krijgen, de orders van de klant betalen, via het portaal optreden voor de klant zolang die minderjarig is en tekenen voor een minderjarige. De persoon is een andere klant (related_student_id; dan blijven de contactvelden hier leeg en gelden diens eigen gegevens) of een contact dat hier ingevuld wordt. Bij het wissen van de leerling of van de gekoppelde klant op grond van de AVG verdwijnen de koppelingen in beide richtingen; verdwijnt de koppeling van een vertegenwoordiger die geen klant is, dan verdwijnt ook zijn account voor het portaal. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Leerling of cursist (sleutel uit students). | geheel getal | Ja |
role | Rol van de persoon. Toegelaten waarden: companion (begeleider), representative (vertegenwoordiger). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
related_student_id | De persoon als klant van je organisatie (sleutel uit students); leeg bij een contact dat hier ingevuld wordt. | geheel getal | Nee |
first_name | Voornaam, bij een contact dat hier ingevuld wordt. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
last_name | Familienaam, bij een contact dat hier ingevuld wordt. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
email | E-mailadres, bij een contact dat hier ingevuld wordt. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer, bij een contact dat hier ingevuld wordt. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
lang | Taal voor de communicatie, bij een contact dat hier ingevuld wordt; leeg = de taal van de leerling. | tekst, max. 2 tekens | Nee |
birth_date | Geboortedatum, bij een contact dat hier ingevuld wordt; voor de waarschuwing als een begeleider of vertegenwoordiger jonger dan 18 is. | datum | Nee |
relation | Band met de leerling. Toegelaten waarden: parent (ouder), guardian (voogd), partner, family (familielid), friend (vriend), other (andere). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
licence_since | Begeleider: datum sinds wanneer de begeleider een rijbewijs B heeft. | datum | Nee |
attest_date | Begeleider: datum van het begeleidersattest; automatisch ingevuld als de gekoppelde klant het vormingsmoment volgde. | datum | Nee |
valid_until | Laatste dag waarop de koppeling geldt; leeg = zonder einde. | datum | Nee |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst | Nee |
receives_mail | Vertegenwoordiger: krijgt ter informatie een kopie van de meeste standaard-e-mails aan de klant, zoals voorstellen en herinneringen voor lessen en examens. | ja/nee | Ja |
mail_opted_out_at | Tijdstip waarop de vertegenwoordiger de kopieën zelf stopte met de link onder een e-mail. | datum en tijd | Nee |
default_payer | Vertegenwoordiger: betaalt de bestellingen van de klant en wordt voorgesteld als betaler van nieuwe orders (hoogstens één per klant). | ja/nee | Ja |
street | Straat, bij een contact dat hier ingevuld wordt (voor een order dat hij betaalt). | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Nee |
portal_user_id | Vertegenwoordiger die geen klant is: zijn account voor het portaal (sleutel uit portal_users), waarmee hij optreedt voor de klant zolang die minderjarig is. Een vertegenwoordiger die klant is, gebruikt zijn eigen account. | geheel getal | Nee |
status | Stand van de koppeling. Toegelaten waarden: accepted (aanvaard, telt mee), proposed (door de klant in het portaal toegevoegd, wacht op je organisatie; telt nog niet mee). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
pending_changes | Wijzigingen die de klant in het portaal voorstelde voor een aanvaarde begeleider, in afwachting van je organisatie; tot dan gelden de huidige gegevens. | JSON-structuur | Nee |
proposed_at | Tijdstip waarop de toevoeging of de wijzigingen in het portaal voorgesteld werden; leeg als er niets wacht. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; related_student_id verwijst naar students.id; portal_user_id verwijst naar portal_users.id.
identity_correction_requests: Aanvragen van een klant in het portaal om zijn naam, geboortedatum of rijksregisternummer te corrigeren, met wat er op dat ogenblik in het dossier stond en het antwoord van je organisatie. Het dossier zelf verandert enkel wanneer een medewerker het aanpast. De aanvraag blijft bewaard zolang het dossier bestaat. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
portal_user_id | Portaalaccount waarmee de aanvraag gebeurde (sleutel uit portal_users). | geheel getal | Nee |
requested | De gevraagde waarden per veld (first_name, last_name, birth_date, national_id); enkel de velden die anders moeten. | JSON-structuur | Ja |
on_file | De waarden die bij de aanvraag in het dossier stonden, per veld. | JSON-structuur | Ja |
note | Opmerking van de klant. | tekst | Nee |
status | Stand van de aanvraag. Toegelaten waarden: requested (aangevraagd), applied (aangepast), rejected (niet aangepast). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
handled_at | Tijdstip waarop de aanvraag afgesloten werd. | datum en tijd | Nee |
handled_by | Gebruiker die de aanvraag afsloot (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
answer | Bericht van je organisatie aan de klant, getoond in het portaal. | tekst | Nee |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; portal_user_id verwijst naar portal_users.id; handled_by verwijst naar users.id.
email_bounces: E-mailadressen die de ontvangende mailserver weigerde (onbestelbaar). Zolang een adres open staat, vertrekken de automatische e-mails er niet naartoe; e-mails die een medewerker zelf schrijft, wel. Eén record per adres; het blijft open tot een medewerker het adres verbetert of bevestigt dat het juist is. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
email | E-mailadres, in kleine letters. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
status | Soort weigering. Toegelaten waarden: bounced (geweigerd door de ontvangende mailserver), suppressed (niet verstuurd omdat het adres eerder geweigerd werd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
detail | Antwoord van de ontvangende mailserver, als de verzenddienst het doorgeeft. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
count | Aantal keer dat het adres geweigerd werd. | geheel getal | Ja |
first_at | Tijdstip van de eerste weigering. | datum en tijd | Ja |
last_at | Tijdstip van de laatste weigering. | datum en tijd | Ja |
cleared_at | Tijdstip waarop een medewerker bevestigde dat het adres juist is. | datum en tijd | Nee |
cleared_by | Gebruiker die het adres bevestigde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
Relaties: cleared_by verwijst naar users.id.
inbox_messages: Berichten in het klantenportaal en het bedrijvenportaal (het belletje): wat je organisatie een klant of een gebruiker van een bedrijfsklant liet weten, zoals een lesvoorstel, een verplaatste of geannuleerde les, een betaalverzoek of een nieuw document. De tekst zelf wordt niet bewaard; het portaal maakt hem uit de gebeurtenis en de details. Gewist na zes maanden. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
owner_type | Soort ontvanger. Toegelaten waarden: portal_user (portaalaccount van een klant), b2b_user (gebruiker van het bedrijvenportaal). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
owner_id | Sleutel van de ontvanger: een portaalaccount (portal_users) of een gebruiker van het bedrijvenportaal (b2b_users), volgens owner_type. | geheel getal | Ja |
event | Soort bericht, zoals lesson_proposal of payment_request. | tekst, max. 32 tekens | Ja |
details | Gegevens van het bericht als eenvoudige waarden, zoals datums, de naam van de instructeur of trainer, een bedrag of een bestandsnaam. | JSON-structuur | Ja |
link | Pagina in het portaal die een klik op het bericht opent. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
read_at | Tijdstip waarop de ontvanger het bericht las. | datum en tijd | Nee |
2. Inschrijvingen en planning (CSV/XLSX en JSON)
enrollments: Inschrijvingen van leerlingen en cursisten voor een categorie, met het urenpakket. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
subscription_number | Inschrijvingsnummer, bijvoorbeeld GNT-2026-0042 (code van de vestiging, jaar, volgnummer). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
state | Stand van de inschrijving. Toegelaten waarden: enrolled (ingeschreven), in_progress (bezig), exam_ready (klaar voor het examen), passed (geslaagd), failed (niet geslaagd), expired (vervallen), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
enrollment_date | Datum van de inschrijving. | datum | Ja |
hours_required | Aantal uren in het pakket (aangevuld bij elke bestelling van uren). | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
hours_completed | Aantal uren van afgewerkte lessen. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
hours_planned | Aantal uren van geplande, nog niet afgewerkte lessen. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
preferred_instructor_id | Voorkeursinstructeur (sleutel uit instructors). | geheel getal | Nee |
preferred_vehicle_id | Voorkeursvoertuig (sleutel uit vehicles). | geheel getal | Nee |
order_id | Order waaruit de inschrijving ontstond (sleutel uit sales_orders). | geheel getal | Nee |
theory_passed_at | Datum waarop het theorie-examen behaald werd. | datum | Nee |
automatic_transmission | Het examen wordt afgelegd met een automatische versnellingsbak. | ja/nee | Ja |
bijlage4 | Belgische bijlage 4 (stagegetuigschrift): er is geen model van voorlopig rijbewijs nodig voor het examen. | ja/nee | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; branch_id verwijst naar branches.id; preferred_instructor_id verwijst naar instructors.id; preferred_vehicle_id verwijst naar vehicles.id; order_id verwijst naar sales_orders.id.
provisional_licenses: Voorlopige rijbewijzen bij een inschrijving. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
enrollment_id | Sleutel van de inschrijving. | geheel getal | Ja |
number | Nummer van het voorlopig rijbewijs. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
validity_months | Geldigheidsduur in maanden. Toegelaten waarden: 12 (12 maanden), 18 (18 maanden), 36 (36 maanden). | geheel getal | Ja |
issue_date | Datum van afgifte. | datum | Ja |
expiry_date | Vervaldatum (afgifte plus geldigheidsduur). | datum | Ja |
active | Het voorlopig rijbewijs is in gebruik. | ja/nee | Ja |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: enrollment_id verwijst naar enrollments.id.
availabilities: Beschikbaarheden per weekdag van leerlingen, cursisten en instructeurs. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Leerling of cursist (sleutel uit students); leeg bij een beschikbaarheid van een instructeur. | geheel getal | Nee |
instructor_id | Instructeur (sleutel uit instructors); leeg bij een beschikbaarheid van een leerling of cursist. | geheel getal | Nee |
day_of_week | Weekdag volgens ISO 8601: 1 is maandag, 7 is zondag. | geheel getal | Ja |
time_from | Beginuur. | tijd (UU:MM) | Ja |
time_to | Einduur. | tijd (UU:MM) | Ja |
status_id | Sleutel van de beschikbaarheidsstatus. | geheel getal | Ja |
valid_from | Geldig vanaf (leeg: zonder begindatum). | datum | Nee |
valid_until | Geldig tot en met (leeg: zonder einddatum). | datum | Nee |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; status_id verwijst naar availability_statuses.id.
scheduled_slots: De agenda: elke geplande les, sessie, elk examen en elke andere afspraak met de ingeplande instructeur, het voertuig, het lokaal en de leerling of cursist. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
type | Soort afspraak. Toegelaten waarden: lesson (les), course_session (sessie van een opleiding), exam (examen), other (andere afspraak). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Nee |
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Nee |
room_id | Sleutel van het lokaal. | geheel getal | Nee |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Nee |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Nee |
start_at | Begin (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
end_at | Einde (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
block_start_at | Begin van de periode waarin instructeur, voertuig, lokaal en leerling bezet zijn (bij een examen inclusief reistijd). | datum en tijd | Ja |
block_end_at | Einde van die periode. | datum en tijd | Ja |
lesson_id | Sleutel van de les. | geheel getal | Nee |
course_session_id | Sleutel van de sessie van de opleiding. | geheel getal | Nee |
exam_id | Sleutel van het examen. | geheel getal | Nee |
leave_request_id | Goedgekeurd verlof waarvan dit afwezigheidsblok deel uitmaakt (sleutel uit leave_requests); het blok staat alleen-lezen in de agenda en verdwijnt met het verlof. | geheel getal | Nee |
ignore_conflict | Toch ingepland: conflicten met deze afspraak werden aanvaard. | ja/nee | Ja |
title | Titel in de agenda. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
category | Categorie van een andere afspraak. Bij een afwezigheidsblok van goedgekeurd verlof (leave_request_id) komt de categorie uit de soort verlof (leave_types.category). Toegelaten waarden: holiday (verlof), office (kantoor), sick (ziek), other (andere). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
show_on_ride_sheet | Een andere afspraak wordt op het ritblad van de instructeur afgedrukt. | ja/nee | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; vehicle_id verwijst naar vehicles.id; room_id verwijst naar rooms.id; student_id verwijst naar students.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; lesson_id verwijst naar lessons.id; course_session_id verwijst naar course_sessions.id; exam_id verwijst naar exams.id; leave_request_id verwijst naar leave_requests.id.
courses: Opleidingen en groepscursussen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
course_type_id | Sleutel van het opleidingstype. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
room_id | Sleutel van het lokaal. | geheel getal | Nee |
product_id | Sleutel van het product. | geheel getal | Nee |
price | Prijs. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
capacity_min | Minimum aantal deelnemers. | geheel getal | Ja |
capacity_max | Maximum aantal deelnemers. | geheel getal | Ja |
min_attendance_pct | Vereiste minimale aanwezigheid in procent. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
state | Stand van de opleiding. Toegelaten waarden: draft (ontwerp), open, full (volzet), in_progress (bezig), done (afgelopen), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id; course_type_id verwijst naar course_types.id; room_id verwijst naar rooms.id; product_id verwijst naar products.id.
course_license_types: Categorieën waarvoor een opleiding geldt. Sleutel: course_id en license_type_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
course_id | Sleutel van de opleiding. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
Relaties: course_id verwijst naar courses.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
course_instructors: Instructeurs of lesgevers van een opleiding. Sleutel: course_id en instructor_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
course_id | Sleutel van de opleiding. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
Relaties: course_id verwijst naar courses.id; instructor_id verwijst naar instructors.id.
course_sessions: Sessies (lesmomenten) van een opleiding. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
course_id | Sleutel van de opleiding. | geheel getal | Ja |
sequence | Volgnummer van de sessie binnen de opleiding. | geheel getal | Ja |
session_type | Soort sessie. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
start_at | Begin (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
end_at | Einde (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
room_id | Sleutel van het lokaal. | geheel getal | Nee |
max_participants | Maximum aantal deelnemers voor deze sessie. | geheel getal | Nee |
state | Stand van de sessie. Toegelaten waarden: scheduled (gepland), in_progress (bezig), done (afgelopen), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: course_id verwijst naar courses.id; room_id verwijst naar rooms.id.
course_session_instructors: Instructeurs of lesgevers van een sessie. Sleutel: course_session_id en instructor_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
course_session_id | Sleutel van de sessie van de opleiding. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
Relaties: course_session_id verwijst naar course_sessions.id; instructor_id verwijst naar instructors.id.
registration_submissions: Online inschrijvingen via een inschrijvingsformulier, met alle ingevulde gegevens en antwoorden. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
wizard_id | Sleutel van het inschrijvingsformulier. | geheel getal | Nee |
entry_point_id | Sleutel van de inschrijvingslink. | geheel getal | Nee |
wizard_name | Naam van het formulier op het moment van inschrijven. | tekst, max. 120 tekens | Ja |
entry_point_name | Naam van de inschrijvingslink op het moment van inschrijven. | tekst, max. 120 tekens | Ja |
data | Alle gegevens die de stappen van het formulier verzamelden. | JSON-structuur | Ja |
answers | Antwoorden op de eigen vragen, met de vraag zoals ze toen luidde. | JSON-structuur | Ja |
current_step | Verste stap die bereikt werd. | geheel getal | Ja |
state | Stand van de inschrijving. Toegelaten waarden: in_progress (bezig), completed (afgerond), expired (vervallen). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Nee |
order_id | Sleutel van het order. | geheel getal | Nee |
pay_now | De inschrijver koos om meteen online te betalen (of het formulier vereiste dat). | ja/nee | Ja |
completed_at | Tijdstip waarop de inschrijving afgerond werd. | datum en tijd | Nee |
last_activity_at | Tijdstip van de laatste stap die de inschrijver bewaarde; na een instelbaar aantal minuten zonder stap telt de inschrijving voor de CRM als afgebroken. | datum en tijd | Nee |
attribution | Campagnegegevens uit de link waarmee de inschrijving begon: UTM-parameters (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) en klik-ID's van advertenties (gclid, gbraid, wbraid, fbclid, fbc, fbp), elk hoogstens 255 tekens. | JSON-structuur | Nee |
ad_consent | Antwoord op de cookiebanner van de inschrijvingspagina: statistieken en marketing (ja of nee), versie en tijdstip. Bepaalt of een conversie naar een advertentieplatform mag (ad_conversions). | JSON-structuur | Nee |
possible_duplicates | Bestaande leerlingen of cursisten die mogelijk dezelfde persoon zijn, bij het inschrijven vastgesteld. | JSON-structuur | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: wizard_id verwijst naar registration_wizards.id; entry_point_id verwijst naar registration_entry_points.id; student_id verwijst naar students.id; order_id verwijst naar sales_orders.id.
3. Lessen en opvolging (CSV/XLSX en JSON)
lessons: Geregistreerde praktijklessen, met de digitale lesopvolging (kilometerstand, feedback en aandachtspunten). Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Nee |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
enrollment_id | Inschrijving waarvan de les uren gebruikt (sleutel uit enrollments). | geheel getal | Nee |
start_at | Begin (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
end_at | Einde (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
sequence | Lesnummer binnen de inschrijving, toegekend bij de bevestiging. | geheel getal | Nee |
state | Stand van de les. Toegelaten waarden: draft (ontwerp), pending_approval (wacht op akkoord van de leerling), confirmed (bevestigd), in_progress (bezig), done (afgewerkt), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 20 tekens | Ja |
source | Hoe de les werd aangemaakt. Toegelaten waarden: manual (manueel in de planning), portal (via het portaal), online, auto_plan (automatische planning), customer_portal (door de leerling in het leerlingenportaal). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
price | Prijs van de les. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
cancel_reason_id | Sleutel van de annuleringsreden. | geheel getal | Nee |
cancel_note | Toelichting bij de annulering. | tekst | Nee |
cancel_fee | Aangerekende annuleringskost. | decimaal getal, 2 decimalen | Nee |
cancelled_at | Tijdstip van de annulering. | datum en tijd | Nee |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst | Nee |
created_by | Gebruiker die de les aanmaakte (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
booking_decision | Beslissing over een les die de leerling zelf boekte. Toegelaten waarden: approved (goedgekeurd), rejected (geweigerd). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
booking_reviewed_at | Tijdstip van die beslissing. | datum en tijd | Nee |
booking_reviewed_by | Gebruiker die besliste (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
booking_rejection_reason | Reden van de weigering. | tekst | Nee |
previous_start_at | Oorspronkelijk begin, zolang een voorgesteld nieuw tijdstip op antwoord wacht. | datum en tijd | Nee |
previous_end_at | Oorspronkelijk einde, zolang een voorgesteld nieuw tijdstip op antwoord wacht. | datum en tijd | Nee |
odometer_start | Kilometerstand van het voertuig bij de start (km). | geheel getal | Nee |
odometer_end | Kilometerstand van het voertuig bij het einde (km). | geheel getal | Nee |
started_at | Tijdstip waarop de instructeur de start registreerde. | datum en tijd | Nee |
finished_at | Tijdstip waarop de instructeur het einde registreerde. | datum en tijd | Nee |
started_by | Gebruiker die de start registreerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
finished_by | Gebruiker die het einde registreerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
previous_lesson_feedback | Bij de start ingevuld: hoe de vorige les of het vorige examen verliep. | tekst | Nee |
feedback | Bij het einde ingevuld: hoe de les of het examen verliep. | tekst | Nee |
attention_points | Bij het einde ingevuld: waaraan de volgende les gewerkt wordt. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; vehicle_id verwijst naar vehicles.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; enrollment_id verwijst naar enrollments.id; cancel_reason_id verwijst naar cancel_reasons.id; created_by verwijst naar users.id; booking_reviewed_by verwijst naar users.id; started_by verwijst naar users.id; finished_by verwijst naar users.id.
lesson_students: Leerlingen of cursisten van een les. Sleutel: lesson_id en student_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
lesson_id | Sleutel van de les. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
Relaties: lesson_id verwijst naar lessons.id; student_id verwijst naar students.id.
lesson_signatures: Handtekeningen van leerling en instructeur bij een les. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
lesson_id | Sleutel van de les. | geheel getal | Ja |
role | Wie tekende. Toegelaten waarden: student (leerling of cursist), instructor (instructeur). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
student_id | Leerling of cursist die tekende (sleutel uit students). | geheel getal | Nee |
instructor_id | Instructeur die tekende (sleutel uit instructors). | geheel getal | Nee |
representative_id | Vertegenwoordiger die voor een minderjarige leerling tekende (sleutel uit student_relations); leeg als de leerling zelf tekende. Het blijft de handtekening van de leerling (role student). | geheel getal | Nee |
representative_name | Naam van de vertegenwoordiger die tekende, zoals op het moment van tekenen. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
representative_relation | Band van de vertegenwoordiger met de leerling op het moment van tekenen (zoals student_relations.relation). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
signer_name | Naam van wie tekende, zoals op het moment van tekenen. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
data | De handtekening als PNG-afbeelding. | bestand (binair) | Ja |
sha256 | SHA-256-controlegetal van de afbeelding. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
signed_at | Tijdstip van de handtekening. | datum en tijd | Ja |
captured_by | Gebruiker op wiens toestel de handtekening werd geplaatst (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
ip_address | IP-adres van het toestel bij het tekenen. | tekst, max. 45 tekens | Nee |
user_agent | Browser en toestel bij het tekenen (user agent). | tekst, max. 255 tekens | Nee |
Relaties: lesson_id verwijst naar lessons.id; student_id verwijst naar students.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; representative_id verwijst naar student_relations.id; captured_by verwijst naar users.id.
course_enrollments: Deelname van leerlingen en cursisten aan een opleiding, met aanwezigheid en resultaat. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
course_id | Sleutel van de opleiding. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
enrollment_id | Sleutel van de inschrijving. | geheel getal | Nee |
order_line_id | Sleutel van de orderlijn. | geheel getal | Nee |
state | Stand van de deelname. Toegelaten waarden: enrolled (ingeschreven), attending (volgt de opleiding), completed (afgerond), failed (niet geslaagd), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
result | Resultaat. Toegelaten waarden: pending (nog niet gekend), pass (geslaagd), fail (niet geslaagd), absent (afwezig). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
attendance_rate | Aanwezigheid in procent van de afgelopen sessies. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
attendance | Aanwezigheid per sessie: de sleutel van de sessie met ja of nee. | JSON-structuur | Ja |
certificate_issued | Het attest werd uitgereikt. | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: course_id verwijst naar courses.id; student_id verwijst naar students.id; enrollment_id verwijst naar enrollments.id; order_line_id verwijst naar sales_order_lines.id.
follow_up_sheets: Opvolgingsfiches: één per inschrijving, met de vaardigheden van de opvolgingsfiche van de categorie (follow_up_templates). De fiche toont altijd de huidige actieve vaardigheden van die sjabloon. Bij het verwijderen van de inschrijving verdwijnt de fiche. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
enrollment_id | Inschrijving (sleutel uit enrollments; één fiche per inschrijving). | geheel getal | Ja |
template_id | Sjabloon waarop de fiche steunt (sleutel uit follow_up_templates). | geheel getal | Ja |
source | Hoe de fiche aangemaakt werd. Toegelaten waarden: on_in_progress (automatisch bij de eerste bevestigde les van de inschrijving), on_enrollment (automatisch bij de bevestiging van het order), manual (manueel aangemaakt), catch_up (aangemaakt bij het eerste openen, voor een inschrijving van vóór de opvolgingsfiches). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
created_by | Gebruiker die de fiche manueel aanmaakte (sleutel uit users); leeg als ze automatisch aangemaakt werd. | geheel getal | Nee |
Relaties: enrollment_id verwijst naar enrollments.id; template_id verwijst naar follow_up_templates.id; created_by verwijst naar users.id.
follow_up_ratings: Beoordelingen van een vaardigheid op een opvolgingsfiche. Beoordelingen worden enkel toegevoegd: het huidige niveau van een vaardigheid is de laatste beoordeling, zonder beoordeling is het niet gezien. In het klantenportaal ziet de klant (of zijn vertegenwoordiger) enkel het niveau en de datum, niet de notities, de lessen of de naam van de instructeur, als je organisatie dat aanzet. Bij het wissen van de klant op grond van de AVG verdwijnen de notities; de niveaus blijven bij de geanonimiseerde inschrijving. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
sheet_id | Opvolgingsfiche (sleutel uit follow_up_sheets). | geheel getal | Ja |
skill_id | Vaardigheid (sleutel uit follow_up_skills). | geheel getal | Ja |
level | Niveau, op een vaste schaal die voor elke organisatie dezelfde is. Toegelaten waarden: not_seen (niet gezien), explained (uitgelegd), practising (geoefend), mastered (beheerst). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
lesson_id | Les waarin het niveau gegeven werd (sleutel uit lessons); leeg bij een beoordeling vanuit de klantenpagina. | geheel getal | Nee |
rated_at | Tijdstip van de beoordeling. | datum en tijd | Ja |
rated_by | Gebruiker die beoordeelde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
rated_by_name | Naam van die gebruiker op het moment van de beoordeling. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
note | Notitie bij de beoordeling; intern, niet zichtbaar in het portaal. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
Relaties: sheet_id verwijst naar follow_up_sheets.id; skill_id verwijst naar follow_up_skills.id; lesson_id verwijst naar lessons.id; rated_by verwijst naar users.id.
4. Examens en attesteringen (CSV/XLSX en JSON)
exams: Examenreservaties en resultaten zoals in het Platform geregistreerd, met de opvolging van een praktijkexamen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
enrollment_id | Sleutel van de inschrijving. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
exam_center_id | Sleutel van het examencentrum. | geheel getal | Ja |
exam_slot_id | Sleutel van het examenmoment. | geheel getal | Nee |
exam_type | Soort examen. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk), medical (medisch). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
date_at | Datum en beginuur van het examen. | datum en tijd | Ja |
duration_hours | Duur in uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
end_at | Einde (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
travel_before_minutes | Reistijd van de vestiging naar het examencentrum, in minuten. | geheel getal | Ja |
travel_after_minutes | Reistijd terug naar de vestiging, in minuten. | geheel getal | Ja |
state | Stand van de reservatie. Toegelaten waarden: draft (ontwerp), booked (geboekt), done (afgelegd), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
result | Resultaat. Toegelaten waarden: pending (nog niet gekend), passed (geslaagd), failed (niet geslaagd), absent (afwezig). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
result_date | Datum van het resultaat. | datum | Nee |
result_reason | Toelichting bij het resultaat. | tekst | Nee |
examiner_name | Naam van de examinator. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
attempt_number | Poging (1 voor de eerste poging). | geheel getal | Ja |
instructor_id | Instructeur die meegaat (sleutel uit instructors). | geheel getal | Nee |
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Nee |
external_reference | Referentie van het examen bij het examencentrum. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
note | Vrije notitie van je organisatie. | tekst | Nee |
av_guid | Identificatie van de afspraak bij Autoveiligheid. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
av_reservation_only | Enkel het moment is gereserveerd bij het examencentrum; de kandidaat werd nog niet doorgegeven. | ja/nee | Ja |
mapping_id | Sleutel van het examentype. | geheel getal | Nee |
odometer_start | Kilometerstand van het voertuig bij de start (km). | geheel getal | Nee |
odometer_end | Kilometerstand van het voertuig bij het einde (km). | geheel getal | Nee |
started_at | Tijdstip waarop de instructeur de start registreerde. | datum en tijd | Nee |
finished_at | Tijdstip waarop de instructeur het einde registreerde. | datum en tijd | Nee |
started_by | Gebruiker die de start registreerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
finished_by | Gebruiker die het einde registreerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
previous_lesson_feedback | Bij de start ingevuld: hoe de vorige les of het vorige examen verliep. | tekst | Nee |
feedback | Bij het einde ingevuld: hoe de les of het examen verliep. | tekst | Nee |
attention_points | Bij het einde ingevuld: waaraan de volgende les gewerkt wordt. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: enrollment_id verwijst naar enrollments.id; student_id verwijst naar students.id; branch_id verwijst naar branches.id; exam_center_id verwijst naar exam_centers.id; exam_slot_id verwijst naar exam_slots.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; vehicle_id verwijst naar vehicles.id; mapping_id verwijst naar exam_type_mappings.id; started_by verwijst naar users.id; finished_by verwijst naar users.id.
exam_signatures: Handtekeningen van kandidaat en instructeur bij een praktijkexamen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
exam_id | Sleutel van het examen. | geheel getal | Ja |
role | Wie tekende. Toegelaten waarden: student (leerling of cursist), instructor (instructeur). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
student_id | Leerling of cursist die tekende (sleutel uit students). | geheel getal | Nee |
instructor_id | Instructeur die tekende (sleutel uit instructors). | geheel getal | Nee |
representative_id | Vertegenwoordiger die voor een minderjarige leerling tekende (sleutel uit student_relations); leeg als de leerling zelf tekende. Het blijft de handtekening van de leerling (role student). | geheel getal | Nee |
representative_name | Naam van de vertegenwoordiger die tekende, zoals op het moment van tekenen. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
representative_relation | Band van de vertegenwoordiger met de leerling op het moment van tekenen (zoals student_relations.relation). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
signer_name | Naam van wie tekende, zoals op het moment van tekenen. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
data | De handtekening als PNG-afbeelding. | bestand (binair) | Ja |
sha256 | SHA-256-controlegetal van de afbeelding. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
signed_at | Tijdstip van de handtekening. | datum en tijd | Ja |
captured_by | Gebruiker op wiens toestel de handtekening werd geplaatst (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
ip_address | IP-adres van het toestel bij het tekenen. | tekst, max. 45 tekens | Nee |
user_agent | Browser en toestel bij het tekenen (user agent). | tekst, max. 255 tekens | Nee |
Relaties: exam_id verwijst naar exams.id; student_id verwijst naar students.id; instructor_id verwijst naar instructors.id; representative_id verwijst naar student_relations.id; captured_by verwijst naar users.id.
exam_slots: Examenmomenten bij een examencentrum, handmatig ingevoerd of via Autoveiligheid gereserveerd. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
exam_center_id | Sleutel van het examencentrum. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
exam_type | Soort examen. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk), medical (medisch). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
start_at | Begin (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
end_at | Einde (datum en tijd). | datum en tijd | Ja |
capacity | Aantal plaatsen (0 is onbeperkt). | geheel getal | Ja |
state | Stand van het examenmoment. Toegelaten waarden: available (beschikbaar), full (volzet), past (voorbij), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
external_id | Identificatie bij het examencentrum. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
source | Herkomst. Toegelaten waarden: manual (handmatig ingevoerd), av_api (via Autoveiligheid). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
av_guid | Identificatie van het examenmoment bij Autoveiligheid. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
mapping_id | Sleutel van het examentype. | geheel getal | Nee |
Relaties: exam_center_id verwijst naar exam_centers.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; mapping_id verwijst naar exam_type_mappings.id.
certificate_requests: Aanvragen van attesten en duplicaten via het leerlingen- en cursistenportaal. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
portal_user_id | Portaalaccount dat de aanvraag deed (sleutel uit portal_users). | geheel getal | Nee |
certificate_type | Gevraagd document. Toegelaten waarden: enrollment_card (inschrijvingsbewijs), theory (attest theorie), practical (attest praktijk), course (attest van een opleiding), other (ander document). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
training | Opleiding waarop de aanvraag betrekking heeft, zoals de aanvrager ze koos. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
reason | Reden van de aanvraag. Toegelaten waarden: lost (verloren), damaged (beschadigd), extra_copy (extra exemplaar), other (andere). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
note | Toelichting van de aanvrager. | tekst | Nee |
status | Stand van de aanvraag. Toegelaten waarden: requested (aangevraagd), handled (behandeld), rejected (geweigerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
handled_at | Tijdstip van de behandeling. | datum en tijd | Nee |
handled_by | Gebruiker die de aanvraag behandelde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
answer | Antwoord aan de aanvrager. | tekst | Nee |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; portal_user_id verwijst naar portal_users.id; handled_by verwijst naar users.id.
5. Middelen (CSV/XLSX en JSON)
branches: Vestigingen (locaties) van je organisatie, met hun planningsregels. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
code | Korte code, uniek binnen de organisatie; begin van de inschrijvingsnummers. | tekst, max. 16 tekens | Ja |
street | Straat. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
timezone | Tijdzone (IANA), bijvoorbeeld Europe/Brussels. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
lesson_duration_hours | Standaardduur van een les in uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
exam_duration_hours | Standaardduur van een examen in uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
max_lessons_per_day | Maximum aantal lessen per dag per leerling (0 is onbeperkt). | geheel getal | Ja |
max_lessons_mode | Wat er gebeurt als dat maximum overschreden wordt. Toegelaten waarden: ignore (negeren), warn (waarschuwen), block (blokkeren). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
double_booking_mode | Wat er gebeurt bij een dubbele boeking. Toegelaten waarden: ignore (negeren), warn (waarschuwen), block (blokkeren). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
check_instructor_overlap | Overlappingen bij instructeurs controleren. | ja/nee | Ja |
check_vehicle_overlap | Overlappingen bij voertuigen controleren. | ja/nee | Ja |
check_room_overlap | Overlappingen bij lokalen controleren. | ja/nee | Ja |
availability_conflict_mode | Wat er gebeurt bij een conflict met een beschikbaarheid. Toegelaten waarden: ignore (negeren), warn (waarschuwen), block (blokkeren). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
grid_minutes | Raster van de planning in minuten. Toegelaten waarden: 5 (5 minuten), 10 (10 minuten), 15 (15 minuten), 20 (20 minuten), 30 (30 minuten), 60 (60 minuten). | geheel getal | Ja |
day_start_hour | Eerste uur van de dag in de planning. | geheel getal | Ja |
day_end_hour | Laatste uur van de dag in de planning. | geheel getal | Ja |
late_cancel_hours | Aantal uren vóór een les vanaf wanneer een annulering aangerekend wordt. | geheel getal | Ja |
reminder_hours | Aantal uren vóór een les waarop een herinnering vertrekt. | geheel getal | Ja |
portal_booking_mode | Hoe boekingen via het portaal bevestigd worden. Toegelaten waarden: manual_confirm (bevestiging door je organisatie), auto_confirm (automatisch bevestigd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
max_active_students | Richtwaarde voor het maximum aantal actieve leerlingen (0 is geen maximum). | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
instructors: Instructeurs en lesgevers. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
first_name | Voornaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
last_name | Familienaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
default_vehicle_id | Standaardvoertuig (sleutel uit vehicles). | geheel getal | Nee |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #8FC043). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
timezone | Tijdzone (IANA). | tekst, max. 64 tekens | Ja |
online_booking_hours | Uren waarop klanten online lessen bij deze instructeur kunnen boeken, per ISO-weekdag met tijdsblokken (UU:MM). Het klantenportaal biedt enkel de uren aan die ook binnen het werkrooster van de instructeur vallen (employee_schedules). Het personeelsnummer staat bij de medewerker (employees.employee_number). | JSON-structuur | Ja |
medical_exam_valid_until | Einde van de geldigheid van het medisch attest. | datum | Nee |
active | Actief; een actieve instructeur telt mee voor de licentie. | ja/nee | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: default_vehicle_id verwijst naar vehicles.id.
instructor_branches: Vestigingen waar een instructeur werkt. Sleutel: instructor_id en branch_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id; branch_id verwijst naar branches.id.
instructor_license_types: Categorieën die een instructeur mag geven; geen rijen betekent alle categorieën. Sleutel: instructor_id en license_type_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
instructor_certificates: Brevetten en getuigschriften van een instructeur. Sleutel: instructor_id en certificate_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
certificate_id | Sleutel van het brevet of getuigschrift. | geheel getal | Ja |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id; certificate_id verwijst naar certificates.id.
instructor_vehicles: Standaardvoertuig van een instructeur per categorie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Ja |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; vehicle_id verwijst naar vehicles.id.
instructor_signatures: Handtekening van een instructeur voor documenten. Sleutel: instructor_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
data | De handtekening als PNG-afbeelding. | bestand (binair) | Ja |
sha256 | SHA-256-controlegetal van de afbeelding. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
updated_by | Gebruiker die de handtekening opsloeg (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id; updated_by verwijst naar users.id.
vehicles: Voertuigen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
short_name | Korte naam. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
license_plate | Nummerplaat. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
brand | Merk. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
model | Model. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
transmission | Versnellingsbak. Toegelaten waarden: manual (manueel), automatic (automatisch). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
blocked | Tijdelijk niet inzetbaar. | ja/nee | Ja |
block_reason | Reden van de blokkering. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
odometer_km | Kilometerstand. | geheel getal | Nee |
inspection_valid_until | Keuring geldig tot. | datum | Nee |
insurance_valid_until | Verzekering geldig tot. | datum | Nee |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #8FC043). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id.
vehicle_license_types: Categorieën waarvoor een voertuig gebruikt kan worden. Sleutel: vehicle_id en license_type_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
Relaties: vehicle_id verwijst naar vehicles.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
vehicle_allowed_instructors: Instructeurs die een voertuig mogen gebruiken; geen rijen betekent iedereen. Sleutel: vehicle_id en instructor_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
vehicle_id | Sleutel van het voertuig. | geheel getal | Ja |
instructor_id | Sleutel van de instructeur of lesgever. | geheel getal | Ja |
Relaties: vehicle_id verwijst naar vehicles.id; instructor_id verwijst naar instructors.id.
rooms: Lokalen, terreinen en simulatoren. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
type | Soort ruimte. Toegelaten waarden: classroom (leslokaal), terrain (terrein), simulator, other (andere). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
capacity | Aantal plaatsen. | geheel getal | Ja |
shared | Ook bruikbaar door andere vestigingen van de organisatie. | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id.
6. Bedrijfsklanten (CSV/XLSX en JSON)
business_accounts: Bedrijfsklanten. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Eigen klantnummer van je organisatie voor deze bedrijfsklant. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
legal_name | Statutaire naam, als die verschilt. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
vat_number | Btw-nummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
vat_status | Resultaat van de laatste controle van het btw-nummer in VIES. Toegelaten waarden: unknown (niet gecontroleerd), valid (geldig), invalid (ongeldig). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
vat_checked_at | Tijdstip van die controle. | datum en tijd | Nee |
street | Straat. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
email | Algemeen e-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
no_bulk_mail | Afgemeld voor groepsmails via de link onderaan een groepsmail. E-mails over eigen orders en betalingen blijven vertrekken. | ja/nee | Ja |
billing_email | E-mailadres voor betaallinks en facturen. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
payment_terms_days | Betalingstermijn in dagen. | geheel getal | Ja |
discount_pct | Korting in procent. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
requires_purchase_order | Orders vereisen een bestelbonreferentie. | ja/nee | Ja |
default_cost_center | Standaard kostenplaats. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
auto_link_orders | Nieuwe orders van gekoppelde deelnemers worden standaard aan deze bedrijfsklant gefactureerd. | ja/nee | Ja |
peppol_identifier | Peppol-identificatie. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
settings | Instellingen per bedrijfsklant. | JSON-structuur | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
archived_at | Tijdstip van archivering. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
business_account_contacts: Contactpersonen van bedrijfsklanten. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
account_id | Sleutel van de bedrijfsklant. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
function | Functie binnen het bedrijf. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
receives_invoices | Ontvangt de financiële correspondentie. | ja/nee | Ja |
receives_planning | Ontvangt de correspondentie over de planning. | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: account_id verwijst naar business_accounts.id.
business_account_members: Deelnemers van bedrijfsklanten: de koppeling tussen een bedrijfsklant en een leerling of cursist, met de periode van het traject. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
account_id | Sleutel van de bedrijfsklant. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
valid_from | Begin van de koppeling. | datum | Ja |
valid_until | Einde van de koppeling (leeg: zonder einddatum). | datum | Nee |
status | Stand van de koppeling. Toegelaten waarden: pending (wacht op bevestiging), active (actief), ended (beëindigd), rejected (geweigerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
default_bill_to | Nieuwe orders van deze deelnemer worden standaard aan de bedrijfsklant gefactureerd. | ja/nee | Ja |
reference | Personeelsnummer of vaste bestelbonreferentie voor deze deelnemer. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
cost_center | Kostenplaats. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
source | Wie de koppeling aanmaakte. Toegelaten waarden: staff (je organisatie), b2b_portal (de bedrijfsklant via het bedrijfsportaal). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
accepted_at | Tijdstip van aanvaarding. | datum en tijd | Nee |
ended_reason | Reden van beëindiging. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: account_id verwijst naar business_accounts.id; student_id verwijst naar students.id.
b2b_users: Accounts van contactpersonen voor het bedrijfsportaal, zonder wachtwoorden en andere authenticatiegegevens. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
account_id | Sleutel van de bedrijfsklant. | geheel getal | Ja |
email | E-mailadres waarmee aangemeld wordt. | tekst, max. 180 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
roles | Toegekende rollen, bovenop de basisrol. Toegelaten waarden: ROLE_B2B_MANAGER (beheer van deelnemers), ROLE_B2B_BILLING (facturatie), ROLE_B2B_ADMIN (beheerder). | JSON-structuur | Ja |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
enabled | Account ingeschakeld. | ja/nee | Ja |
totp_enabled_at | Tijdstip waarop tweestapsverificatie werd ingeschakeld. | datum en tijd | Nee |
invited_at | Tijdstip van de uitnodiging. | datum en tijd | Nee |
activated_at | Tijdstip waarop het eerste wachtwoord gekozen werd. | datum en tijd | Nee |
last_login_at | Tijdstip van de laatste aanmelding. | datum en tijd | Nee |
password_changed_at | Tijdstip van de laatste wachtwoordwijziging. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: account_id verwijst naar business_accounts.id.
7. Financieel (CSV/XLSX en JSON)
sales_orders: Orders van leerlingen, cursisten en bedrijfsklanten, met de stand van facturatie en betaling. Het Platform maakt zelf geen facturen: de factuur wordt opgemaakt in je boekhoudsoftware, en het ordernummer en de factuurreferentie staan hier. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
number | Ordernummer (uniek). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist. | geheel getal | Ja |
bill_to_id | Bedrijfsklant die betaalt (sleutel uit business_accounts); leeg als de leerling of cursist zelf of een vertegenwoordiger betaalt. | geheel getal | Nee |
bill_to_contact_id | Sleutel van de contactpersoon van de bedrijfsklant. | geheel getal | Nee |
bill_to_relation_id | Vertegenwoordiger die betaalt (sleutel uit student_relations); nooit samen met bill_to_id. Verdwijnt de koppeling, dan betaalt de klant weer zelf de orders die nog niet bevestigd zijn; een bevestigd order houdt de gegevens van de betaler in bill_to_snapshot. | geheel getal | Nee |
customer_reference | Bestelbonnummer van de betaler. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
cost_center | Kostenplaats. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
bill_to_snapshot | Gegevens van de betaler, vastgelegd op het moment van de bevestiging. | JSON-structuur | Nee |
order_type | Soort order. Toegelaten waarden: subscription (inschrijving met urenpakket), other (ander order). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Nee |
state | Stand van het order. Toegelaten waarden: draft (ontwerp), sent (verstuurd), confirmed (bevestigd), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie. | tekst | Nee |
confirmed_at | Tijdstip van de bevestiging. | datum en tijd | Nee |
enrollment_id | Sleutel van de inschrijving. | geheel getal | Nee |
source | Herkomst van het order, bijvoorbeeld manual (manueel) of online (online inschrijving). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
invoice_status | Stand in de boekhoudsoftware. Toegelaten waarden: not_invoiced (niet gefactureerd), queued (in de wachtrij), invoiced (gefactureerd), failed (mislukt). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
invoice_connector | Koppeling met de boekhoudsoftware, of manual. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
invoice_reference | Factuurnummer zoals de boekhoudsoftware het toont. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
invoice_external_id | Identificatie van de factuur in de boekhoudsoftware. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
invoiced_at | Tijdstip van facturatie. | datum en tijd | Nee |
payment_status | Stand van de betalingen via de betaaldienstaanbieder. Toegelaten waarden: not_paid (niet betaald), pending (in behandeling), partial (gedeeltelijk betaald), paid (betaald). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
paid_cents | Bedrag ontvangen via de betaaldienstaanbieder, in cent. | geheel getal | Ja |
paid_at | Tijdstip van volledige betaling. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id; student_id verwijst naar students.id; bill_to_id verwijst naar business_accounts.id; bill_to_contact_id verwijst naar business_account_contacts.id; bill_to_relation_id verwijst naar student_relations.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; enrollment_id verwijst naar enrollments.id.
sales_order_lines: Lijnen van een order. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
order_id | Sleutel van het order. | geheel getal | Ja |
product_id | Sleutel van het product. | geheel getal | Ja |
description | Omschrijving. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
quantity | Aantal. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
unit_price | Eenheidsprijs exclusief btw. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
vat_rate | Btw-tarief in procent. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
course_id | Opleiding waarvoor ingeschreven wordt (sleutel uit courses). | geheel getal | Nee |
Relaties: order_id verwijst naar sales_orders.id; product_id verwijst naar products.id; course_id verwijst naar courses.id.
payments: Betalingen via betaallinks en betaalterminals. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
order_id | Sleutel van het order. | geheel getal | Ja |
channel | Kanaal. Toegelaten waarden: link (betaallink), terminal (betaalterminal). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
started_by_user_id | Gebruiker die een betaling op de terminal startte (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
provider | Betaaldienstaanbieder. | tekst, max. 32 tekens | Ja |
amount | Bedrag in cent. | geheel getal | Ja |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
status | Stand van de betaling. Toegelaten waarden: open, pending (in behandeling), paid (betaald), cancelled (geannuleerd), expired (vervallen), refunded (terugbetaald). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
test_mode | Testbetaling. | ja/nee | Ja |
provider_reference | Referentie van de betaling bij de betaaldienstaanbieder. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
provider_status | Status zoals de betaaldienstaanbieder hem noemt. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
method | Gebruikt betaalmiddel, zoals Bancontact. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
expires_at | Tijdstip waarop de betaallink vervalt. | datum en tijd | Nee |
sent_to | E-mailadres waarnaar de betaallink verstuurd werd. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
sent_at | Tijdstip van verzending. | datum en tijd | Nee |
paid_at | Tijdstip van betaling. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: order_id verwijst naar sales_orders.id; started_by_user_id verwijst naar users.id.
received_payments: Betalingen die het Platform registreert voor de Betaalautomatisering (Bijlage D van de Abonnementsovereenkomst): betalingen via Pay. (online, SoftPOS en betaalterminal), inkomende overschrijvingen die via de Bankkoppeling ingelezen en aan een klant, dossier of order gekoppeld zijn, en contante betalingen die je organisatie zelf registreert. Niet-gekoppelde overschrijvingen, uitgaande verrichtingen en saldi bewaart het Platform niet; ze staan dus niet in de export. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
source | Bron van de betaling. Toegelaten waarden: pay (betaling via Pay. online, met SoftPOS of met een terminal), bank_transfer (overschrijving), cash (contant). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
payment_id | Betaling via Pay. die vanuit het Platform gestart werd, met betaallink of terminal (sleutel uit payments); leeg bij een overschrijving of een contante betaling. | geheel getal | Nee |
received_on | Datum van de betaling; bij een overschrijving de datum op het rekeninguittreksel. | datum | Ja |
amount | Bedrag in cent. | geheel getal | Ja |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
communication | Mededeling van de betaling, gestructureerd of vrij. | tekst, max. 140 tekens | Nee |
payer_name | Naam van de betaler. | tekst, max. 140 tekens | Nee |
payer_account | Rekeningnummer (IBAN) van de betaler. In het Platform enkel zichtbaar voor gebruikers met een financiële rol. | tekst, max. 34 tekens | Nee |
method | Gebruikte betaalmethode, zoals Bancontact, Visa of overschrijving. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
transaction_reference | Referentie van de transactie bij Pay. of bij de bank. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
card_masked | Bij een kaartbetaling: de gemaskeerde kaartgegevens die Pay. doorgeeft, zoals het kaartmerk en de laatste vier cijfers. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
match_status | Stand van de koppeling aan klanten, dossiers en orders. Toegelaten waarden: matched (volledig gekoppeld), partial (gedeeltelijk gekoppeld), unmatched (niet gekoppeld, enkel bij een betaling via Pay. of een contante betaling). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
counts_for_platform_fee | Geregistreerde Betaling voor de Platformfee (Bijlage D.6 van de Abonnementsovereenkomst). | ja/nee | Ja |
registered_by_user_id | Gebruiker die een contante betaling registreerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: payment_id verwijst naar payments.id; registered_by_user_id verwijst naar users.id.
payment_matches: Koppelingen van geregistreerde betalingen aan klanten, dossiers en orders. Een betaling kan over meerdere orders verdeeld worden. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
received_payment_id | Sleutel van de betaling. | geheel getal | Ja |
order_id | Order waarop de betaling geboekt is. | geheel getal | Nee |
student_id | Leerling of cursist (dossier) waaraan de betaling gekoppeld is. | geheel getal | Nee |
business_account_id | Bedrijfsklant waaraan de betaling gekoppeld is. | geheel getal | Nee |
amount | Gekoppeld bedrag in cent. | geheel getal | Ja |
match_method | Hoe de koppeling tot stand kwam. Toegelaten waarden: structured_communication (gestructureerde mededeling), order_or_file_number (order- of dossiernummer), amount_and_account (bedrag en rekeningnummer van de betaler), payment_link (betaling via Pay. op het order), manual (manueel door een gebruiker). | tekst, max. 24 tekens | Ja |
matched_by_user_id | Gebruiker die de koppeling manueel maakte of corrigeerde (sleutel uit users); leeg bij een automatische koppeling. | geheel getal | Nee |
matched_at | Tijdstip van de koppeling. | datum en tijd | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: received_payment_id verwijst naar received_payments.id; order_id verwijst naar sales_orders.id; student_id verwijst naar students.id; business_account_id verwijst naar business_accounts.id; matched_by_user_id verwijst naar users.id.
payment_reminders: Herinneringen voor openstaande bedragen, gepland of verstuurd volgens de instellingen van je organisatie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
order_id | Order waarvoor de herinnering geldt. | geheel getal | Ja |
sequence | Volgnummer van de herinnering voor dit order (1 is de eerste herinnering). | geheel getal | Ja |
amount_due | Openstaand bedrag op het moment van de herinnering, in cent. | geheel getal | Ja |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
due_date | Betalingstermijn die in de herinnering vermeld wordt. | datum | Nee |
status | Stand van de herinnering. Toegelaten waarden: scheduled (gepland), sent (verstuurd), paused (gepauzeerd, bijvoorbeeld zolang de Bankkoppeling onderbroken is), cancelled (geannuleerd, bijvoorbeeld omdat de betaling intussen binnenkwam). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
scheduled_at | Gepland tijdstip van verzending. | datum en tijd | Nee |
sent_to | E-mailadres waarnaar de herinnering verstuurd werd. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
sent_at | Tijdstip van verzending. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: order_id verwijst naar sales_orders.id.
8. Documenten (origineel formaat of PDF, in een ZIP-bestand met een index in CSV)
index.csv: Index van alle documenten in het ZIP-bestand. Elk document staat in een map per record waaraan het gekoppeld is (bijvoorbeeld student-12/), met de laatste acht tekens van de UUID vóór de oorspronkelijke bestandsnaam; documenten zonder koppeling staan in de map unlinked/. Door het Platform gegenereerde documenten, zoals een inschrijvingsbewijs, zitten erbij. Sleutel: uuid. Formaat: CSV.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
path | Pad van het document in het ZIP-bestand. | tekst | Ja |
uuid | Unieke sleutel van het document. | UUID | Ja |
name | Oorspronkelijke bestandsnaam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
category | Soort document. Toegelaten waarden: identity (identiteit), medical (medisch), licence (rijbewijs), contract, invoice (factuur), certificate (attest), other (andere). | tekst, max. 24 tekens | Ja |
mime_type | Bestandstype (MIME-type), bijvoorbeeld application/pdf. | tekst, max. 127 tekens | Ja |
size | Grootte in bytes. | geheel getal | Ja |
sha256 | SHA-256-controlegetal van het bestand. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
source | Herkomst. Toegelaten waarden: upload (opgeladen), generated (door het Platform gegenereerd), import (geïmporteerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
records | Records waaraan het document gekoppeld is, als soort:sleutel gescheiden door een spatie (bijvoorbeeld student:12 sales_order:7). Toegelaten waarden: student (leerling of cursist (students)), sales_order (order (sales_orders)), business_account (bedrijfsklant (business_accounts)), instructor (instructeur (instructors)), vehicle (voertuig (vehicles)), company (organisatie (companies)), branch (vestiging (branches)). | tekst | Nee |
shared_with_student | Gedeeld met de leerling of cursist in het portaal (1 is ja, 0 is nee). | ja/nee | Ja |
shared_with_b2b | Gedeeld met de bedrijfsklant in het bedrijfsportaal (1 is ja, 0 is nee). | ja/nee | Ja |
retention_until | Wettelijke bewaring tot en met deze datum; leeg als er geen bewaarplicht is. | datum | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het document werd opgeladen of gegenereerd. | datum en tijd | Ja |
9. Configuratie en metadata (JSON)
companies: Je organisatie en haar instellingen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
vat_number | Btw-nummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
recognition_number | Erkenningsnummer van de rijschool bij de overheid. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
localization | Landenpakket (regelgeving en catalogi). Toegelaten waarden: generic (algemeen), be_flanders (België, Vlaanderen), be_wallonia (België, Wallonië), be_brussels (België, Brussel), nl (Nederland). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
business_type | Soort organisatie. Toegelaten waarden: driving_school (rijschool), training_center (opleidingscentrum). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
street | Straat. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
website | Website. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Ja |
settings | Instellingen van de organisatie. | JSON-structuur | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
company_logos: Logo van je organisatie. Sleutel: company_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
mime_type | Bestandstype van de afbeelding. | tekst, max. 32 tekens | Ja |
data | De afbeelding. | bestand (binair) | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
users: Gebruikers van het Platform en hun rollen, zonder wachtwoorden en andere authenticatiegegevens. De velden die naar een gebruiker verwijzen (zoals created_by of handled_by) gebruiken deze sleutel. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
email | E-mailadres waarmee aangemeld wordt. | tekst, max. 180 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
roles | Rollen van de gebruiker. Toegelaten waarden: ROLE_ADMIN (beheerder), ROLE_MANAGER (manager), ROLE_PLANNER (planner), ROLE_INSTRUCTOR (instructeur). | JSON-structuur | Ja |
instructor_id | Instructeur die deze gebruiker is (sleutel uit instructors). | geheel getal | Nee |
lang | Taal voor de communicatie. Toegelaten waarden: nl (Nederlands), fr (Frans), en (Engels), de (Duits). | tekst, max. 2 tekens | Ja |
enabled | Account ingeschakeld. | ja/nee | Ja |
disabled_reason | Reden waarom het account uitgeschakeld is. Toegelaten waarden: manual (handmatig), license (licentie), instructor_inactive (instructeur niet actief). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
two_factor_required | Tweestapsverificatie verplicht. | ja/nee | Ja |
totp_enabled_at | Tijdstip waarop tweestapsverificatie werd ingeschakeld. | datum en tijd | Nee |
last_login_at | Tijdstip van de laatste aanmelding. | datum en tijd | Nee |
password_changed_at | Tijdstip van de laatste wachtwoordwijziging. | datum en tijd | Nee |
invited_at | Tijdstip van de uitnodiging. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: instructor_id verwijst naar instructors.id.
user_branches: Vestigingen waar een gebruiker mag werken; geen rijen bij een beheerder betekent alle vestigingen. Sleutel: user_id en branch_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
user_id | Sleutel van de gebruiker. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
Relaties: user_id verwijst naar users.id; branch_id verwijst naar branches.id.
license_types: Rijbewijscategorieën en opleidingen, met hun regels. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code, bijvoorbeeld B. | tekst, max. 16 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
category | Soort voertuig. Toegelaten waarden: car (auto), motorcycle (motorfiets), moped (bromfiets), truck (vrachtwagen), bus, trailer (aanhangwagen), agricultural (landbouwvoertuig), other (andere). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #8FC043). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
minimum_age_years | Minimumleeftijd, jaren. | geheel getal | Ja |
minimum_age_months | Minimumleeftijd, bijkomende maanden. | geheel getal | Ja |
max_students | Maximum aantal leerlingen per les. | geheel getal | Ja |
vehicle_required | Een voertuig is nodig. | ja/nee | Ja |
default_hours | Standaard aantal uren van een pakket. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
default_lesson_duration_hours | Standaardduur van een les in uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
theory_required | Theorie-examen vereist. | ja/nee | Ja |
theory_validity_years | Geldigheid van het theorie-examen in jaren. | geheel getal | Ja |
medical_required | Medisch attest vereist. | ja/nee | Ja |
requires_subscription_number | Een inschrijving krijgt een inschrijvingsnummer. | ja/nee | Ja |
reexam_mandatory_hours | Verplichte uren vóór een herexamen. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
reexam_failure_threshold | Aantal mislukte pogingen waarna die uren gelden. | geheel getal | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
regulatory | Landspecifieke kenmerken (zoals het model van voorlopig rijbewijs en de medische groep). | JSON-structuur | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
follow_up_templates: Sjablonen voor de opvolgingsfiches: één per categorie, met onderwerpen en vaardigheden die je organisatie zelf opstelt. Een uitgeschakeld sjabloon maakt geen nieuwe fiches; een sjabloon met fiches kan niet verwijderd worden. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Categorie (sleutel uit license_types; één sjabloon per categorie). | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
active | Actief (ja) of uitgeschakeld (nee): een uitgeschakeld sjabloon maakt geen nieuwe fiches. | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat het sjabloon installeerde; leeg als je organisatie het zelf maakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: license_type_id verwijst naar license_types.id.
follow_up_topics: Onderwerpen van een sjabloon voor opvolgingsfiches, zoals manoeuvres. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
template_id | Sjabloon (sleutel uit follow_up_templates). | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 160 tekens | Ja |
position | Volgorde in het sjabloon. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of uitgeschakeld (nee); een uitgeschakeld onderwerp behoudt de beoordelingen van zijn vaardigheden. | ja/nee | Ja |
Relaties: template_id verwijst naar follow_up_templates.id.
follow_up_skills: Vaardigheden binnen een onderwerp, zoals parkeren in een vak. Een vaardigheid met beoordelingen wordt uitgeschakeld in plaats van verwijderd. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
topic_id | Onderwerp (sleutel uit follow_up_topics). | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 160 tekens | Ja |
description | Toelichting voor de instructeur: waarop hij let. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
position | Volgorde binnen het onderwerp. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of uitgeschakeld (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: topic_id verwijst naar follow_up_topics.id.
exam_rules: Voorwaarden om tot een examen toegelaten te worden, per categorie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 160 tekens | Ja |
exam_type | Soort examen. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk), medical (medisch). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
rule_type | Soort voorwaarde. Toegelaten waarden: min_age (minimumleeftijd), min_hours (minimum aantal uren), min_lessons (minimum aantal lessen), theory_passed (theorie geslaagd), theory_validity (geldigheid theorie), medical_valid (geldig medisch attest), waiting_period (wachttijd tussen pogingen), practice_months (maanden oefenperiode), prior_license (vereist eerder rijbewijs), progressive_years (jaren ervaring met een eerder rijbewijs), reexam_hours (uren vóór een herexamen). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
min_hours | Minimum aantal uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Nee |
min_lessons | Minimum aantal lessen. | geheel getal | Nee |
waiting_days | Wachttijd in dagen tussen twee pogingen. | geheel getal | Nee |
age_years | Leeftijd, jaren. | geheel getal | Nee |
age_months | Leeftijd, bijkomende maanden. | geheel getal | Nee |
validity_months | Geldigheid in maanden. | geheel getal | Nee |
practice_months | Maanden sinds het begin van de inschrijving. | geheel getal | Nee |
required_license_code | Code van de categorie die men al moet hebben. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
progressive_years | Aantal jaren met die categorie. | geheel getal | Nee |
failure_threshold | Aantal mislukte pogingen waarna het minimum aantal uren geldt. | geheel getal | Nee |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: license_type_id verwijst naar license_types.id.
products: Producten en tarieven, zoals urenpakketten, inschrijvingsgeld en kosten. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
name | Naam. | tekst, max. 255 tekens | Ja |
description | Omschrijving. | tekst | Nee |
type | Soort product. Toegelaten waarden: practical_hours (praktijkuren), course_enrollment (inschrijving voor een opleiding), exam_fee (examenkost), admin_fee (administratiekost), cancel_fee (annuleringskost), guidance (begeleiding), other (andere). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
practical_hours | Aantal praktijkuren per eenheid. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
price | Prijs exclusief btw. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
vat_rate | Btw-tarief in procent. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
publish_online | Zichtbaar bij online inschrijvingen. | ja/nee | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
product_license_types: Categorieën waarvoor een product geldt. Sleutel: product_id en license_type_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
product_id | Sleutel van het product. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
Relaties: product_id verwijst naar products.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
cancel_reasons: Annuleringsredenen en de kosten die erbij horen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
charge_fee | Standaard een annuleringskost aanrekenen. | ja/nee | Ja |
fee_type | Soort kost. Toegelaten waarden: percentage (percentage van de prijs), fixed (vast bedrag). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
fee_percentage | Percentage. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
fee_fixed_amount | Vast bedrag. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
fee_product_id | Product waarmee de kost aangerekend wordt (sleutel uit products). | geheel getal | Nee |
instructor_selectable | Instructeurs kunnen deze reden kiezen. | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; fee_product_id verwijst naar products.id.
course_types: Soorten opleidingen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code. | tekst, max. 32 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
default_session_type | Standaardsoort sessie. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #8FC043). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
certificates: Catalogus van brevetten en getuigschriften van instructeurs. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code. | tekst, max. 32 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 160 tekens | Ja |
is_director | Wie dit brevet heeft, mag als directeur van de rijschool optreden op officiële documenten. | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
availability_statuses: Soorten beschikbaarheid. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
code | Code (uniek). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 64 tekens | Ja |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #8FC043). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
blocks_planning | Een les die hiermee overlapt, geeft een conflict. | ja/nee | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
exam_centers: Examencentra, zonder de toegangsgegevens van de koppelingen. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
code | Code. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
street | Straat. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
house_number | Huisnummer. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
box | Busnummer in het gebouw (geen postbus). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
postal_code | Postcode. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
city | Gemeente. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
country_code | Land, als landcode van twee letters (ISO 3166-1), bijvoorbeeld BE. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
api_type | Soort koppeling. Toegelaten waarden: manual (geen koppeling), av (Autoveiligheid), cbr, custom (andere koppeling). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
exam_type_mappings: Examentypes en hun codes bij het examencentrum. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Vaste code binnen de organisatie, bijvoorbeeld B-E2-01. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Nee |
exam_type | Soort examen. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk), medical (medisch). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
av_category | Categorie bij Autoveiligheid. | tekst, max. 5 tekens | Ja |
av_type | Type bij Autoveiligheid. | tekst, max. 5 tekens | Ja |
av_code | Code bij Autoveiligheid. | tekst, max. 5 tekens | Ja |
description | Omschrijving. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
list_price | Officiële examenprijs inclusief btw (ter informatie). | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
duration_minutes | Duur in minuten. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
pack_code | Code van het landenpakket dat dit record installeerde; leeg als je organisatie het zelf aanmaakte. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
exam_center_type_mappings: Examentypes die een examencentrum aanbiedt. Sleutel: exam_center_id en exam_type_mapping_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
exam_center_id | Sleutel van het examencentrum. | geheel getal | Ja |
exam_type_mapping_id | Sleutel van het examentype. | geheel getal | Ja |
Relaties: exam_center_id verwijst naar exam_centers.id; exam_type_mapping_id verwijst naar exam_type_mappings.id.
exam_travel_times: Reistijden tussen vestigingen en examencentra. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
exam_center_id | Sleutel van het examencentrum. | geheel getal | Ja |
minutes_to | Minuten van de vestiging naar het examencentrum. | geheel getal | Ja |
minutes_from | Minuten van het examencentrum terug naar de vestiging. | geheel getal | Ja |
Relaties: branch_id verwijst naar branches.id; exam_center_id verwijst naar exam_centers.id.
registration_wizards: Inschrijvingsformulieren: stappen, velden, eigen vragen en vormgeving. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 120 tekens | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
steps | Stappen van het formulier (soort, titel, actief). | JSON-structuur | Ja |
personal_fields | Persoonlijke velden (zichtbaar, verplicht, breedte, hulptekst). | JSON-structuur | Ja |
questions | Eigen vragen (vraag, soort, verplicht, keuzes, hulptekst). | JSON-structuur | Ja |
payment_mode | Betaling bij de inschrijving. Toegelaten waarden: pay_now (meteen betalen), pay_later (later betalen), choice (de inschrijver kiest). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
primary_color | Hoofdkleur (hexadecimaal). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
accent_color | Accentkleur (hexadecimaal). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
background_color | Achtergrondkleur (hexadecimaal). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
corner_radius | Afronding van de hoeken in pixels. | geheel getal | Ja |
card_style | Stijl van de kaarten. Toegelaten waarden: flat (vlak), shadow (met schaduw), bordered (met rand). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
progress_style | Stijl van de voortgang. Toegelaten waarden: steps (stappen), bar (balk), dots (bolletjes). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
button_style | Stijl van de knoppen. Toegelaten waarden: solid (gevuld), outline (omlijnd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
show_logo | Logo tonen. | ja/nee | Ja |
welcome_text | Tekst boven de eerste stap. | tekst | Nee |
success_message | Tekst na de inschrijving. | tekst | Nee |
redirect_url | Adres waarnaar de knop na de inschrijving leidt. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
registration_wizard_license_types: Categorieën die een formulier aanbiedt; geen rijen betekent alle actieve categorieën. Sleutel: registration_wizard_id en license_type_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
registration_wizard_id | Sleutel van het inschrijvingsformulier. | geheel getal | Ja |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Ja |
Relaties: registration_wizard_id verwijst naar registration_wizards.id; license_type_id verwijst naar license_types.id.
registration_wizard_branches: Vestigingen die een formulier aanbiedt; geen rijen betekent alle actieve vestigingen. Sleutel: registration_wizard_id en branch_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
registration_wizard_id | Sleutel van het inschrijvingsformulier. | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
Relaties: registration_wizard_id verwijst naar registration_wizards.id; branch_id verwijst naar branches.id.
registration_entry_points: Inschrijvingslinks naar een formulier, eventueel met een vooraf gekozen categorie, product of vestiging. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
wizard_id | Sleutel van het inschrijvingsformulier. | geheel getal | Ja |
code | Code in de link. | tekst, max. 16 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 120 tekens | Ja |
description | Omschrijving. | tekst | Nee |
license_type_id | Sleutel van de categorie (rijbewijscategorie of opleiding). | geheel getal | Nee |
product_id | Sleutel van het product. | geheel getal | Nee |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Nee |
default_campaign | Campagne (utm_campaign) voor prospecten die via deze link binnenkomen als de link er zelf geen meegeeft. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
default_origin_id | Herkomst voor prospecten die via deze link binnenkomen als de bezoeker er zelf geen opgeeft (sleutel uit lead_origins). | geheel getal | Nee |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: wizard_id verwijst naar registration_wizards.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; product_id verwijst naar products.id; branch_id verwijst naar branches.id; default_origin_id verwijst naar lead_origins.id.
registration_dashboards: Inschrijvingspagina's met tegels naar inschrijvingslinks. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code in de link. | tekst, max. 16 tekens | Ja |
name | Interne naam. | tekst, max. 120 tekens | Ja |
title | Titel van de pagina. | tekst, max. 160 tekens | Nee |
intro_text | Inleidende tekst. | tekst | Nee |
primary_color | Hoofdkleur (hexadecimaal). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
background_color | Achtergrondkleur (hexadecimaal). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
show_logo | Logo tonen. | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
registration_dashboard_items: Tegels op een inschrijvingspagina. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
dashboard_id | Sleutel van de inschrijvingspagina. | geheel getal | Ja |
entry_point_id | Sleutel van de inschrijvingslink. | geheel getal | Ja |
label | Titel van de tegel. | tekst, max. 120 tekens | Nee |
description | Tekst van de tegel. | tekst | Nee |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
Relaties: dashboard_id verwijst naar registration_dashboards.id; entry_point_id verwijst naar registration_entry_points.id.
10. Audittrail (CSV/JSON)
identity_verifications: Historiek van de identiteitscontroles met itsme®: wanneer, op verzoek van wie en welke gegevens van de leerling of cursist daarbij gewijzigd werden. Het tijdstip van aanmaak en laatste wijziging en, waar het Platform dat bijhoudt, de gebruiker die een handeling uitvoerde, staan als velden in de bestanden van de andere categorieën (zoals created_at, updated_at, created_by, started_by en handled_by). Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
student_id | Sleutel van de leerling of cursist; leeg zolang een controle bij een inschrijving via het inschrijvingsformulier nog niet aan een klant gekoppeld is. | geheel getal | Nee |
submission_id | Inschrijving via het inschrijvingsformulier waarbij de controle gebeurde (sleutel uit registration_submissions). | geheel getal | Nee |
provider | Identiteitsdienst. Toegelaten waarden: itsme (itsme®). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
channel | Hoe de controle gestart werd. Toegelaten waarden: portal (door de leerling of cursist in het portaal), link (via een link die je organisatie verstuurde), registration (bij een inschrijving via het inschrijvingsformulier). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
status | Uitkomst. Toegelaten waarden: pending (wacht), identified (geïdentificeerd bij een inschrijving, nog niet aan een dossier gekoppeld), verified (bevestigd), mismatch (gegevens komen niet overeen), failed (mislukt), expired (vervallen), cancelled (geannuleerd). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
requested_by_user_id | Gebruiker die de link verstuurde (sleutel uit users); leeg bij een controle via het portaal. | geheel getal | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
expires_at | Tijdstip waarop de aanvraag vervalt. | datum en tijd | Ja |
started_at | Tijdstip waarop de controle bij itsme® begon. | datum en tijd | Nee |
completed_at | Tijdstip waarop de controle afgerond werd. | datum en tijd | Nee |
changes | Bij een bevestigde controle: de gewijzigde velden met oude en nieuwe waarde. Bij gegevens die niet overeenkomen: de namen van de velden die verschilden. | JSON-structuur | Nee |
error_code | Foutcode bij een mislukte controle. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
resolution | Beslissing over itsme®-gegevens die afweken van het dossier. Toegelaten waarden: applied (toegepast na controle van de identiteitskaart), rejected (verworpen, de gegevens van itsme® gewist), purged (automatisch gewist na veertien dagen zonder beslissing). | tekst, max. 16 tekens | Nee |
resolved_at | Tijdstip van die beslissing. | datum en tijd | Nee |
resolved_by_user_id | Gebruiker die na controle van de identiteitskaart besliste (sleutel uit users); leeg wanneer de gegevens na veertien dagen automatisch gewist werden. | geheel getal | Nee |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; requested_by_user_id verwijst naar users.id; submission_id verwijst naar registration_submissions.id; resolved_by_user_id verwijst naar users.id.
11. Reviews en enquêtes (CSV/XLSX en JSON)
review_invitations: Uitnodigingen voor een review of een enquête bij een dienst die je organisatie zelf koppelt (Tally, Klantenvertellen of Google), gepland of per e-mail verstuurd volgens de instellingen van je organisatie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
provider | Dienst waarvoor de uitnodiging geldt. Toegelaten waarden: google (Google, review op het Google-bedrijfsprofiel), klantenvertellen (Klantenvertellen, review), tally (Tally, enquête). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
recipient_type | Soort ontvanger. Toegelaten waarden: student (leerling of cursist), guardian (ouder of begeleider van een leerling), business_contact (contactpersoon van een bedrijfsklant). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
student_id | Leerling of cursist op wie de uitnodiging betrekking heeft. | geheel getal | Nee |
business_account_contact_id | Contactpersoon van de bedrijfsklant die de uitnodiging ontvangt. | geheel getal | Nee |
recipient_name | Naam van de ontvanger zoals gebruikt in de uitnodiging. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
trigger | Moment waarop de uitnodiging vertrekt, zoals ingesteld door je organisatie (bijvoorbeeld na een geslaagd examen, een afgeronde opleiding, een Code 95-sessie of een betaald order). | tekst, max. 64 tekens | Ja |
status | Stand van de uitnodiging. Toegelaten waarden: scheduled (gepland), sent (verstuurd), cancelled (geannuleerd), opted_out (niet verstuurd, want de ontvanger heeft zich afgemeld voor uitnodigingen voor reviews). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
scheduled_at | Gepland tijdstip van verzending. | datum en tijd | Nee |
sent_to | E-mailadres waarnaar de uitnodiging verstuurd werd. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
sent_at | Tijdstip van verzending. | datum en tijd | Nee |
recipient_data_shared | Of de naam en het e-mailadres van de ontvanger in de uitnodiging aan de dienst werden doorgegeven (enkel bij Tally en Klantenvertellen, nooit bij Google). | ja/nee | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; business_account_contact_id verwijst naar business_account_contacts.id.
review_opt_outs: Afmeldingen voor uitnodigingen voor reviews: wie via de afmeldlink in een uitnodiging voor een review (Google of Klantenvertellen) liet weten geen uitnodigingen voor reviews van je organisatie meer te willen ontvangen. Het Platform verstuurt die persoon daarna geen uitnodigingen voor reviews meer; uitnodigingen voor enquêtes hebben geen afmeldlink en vallen er niet onder. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
email | E-mailadres van de persoon die zich afmeldde. | tekst, max. 180 tekens | Ja |
recipient_type | Soort persoon die zich afmeldde, zoals bij de uitnodiging. Toegelaten waarden: student (leerling of cursist), guardian (ouder of begeleider van een leerling), business_contact (contactpersoon van een bedrijfsklant). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
student_id | Leerling of cursist op wie de afmelding betrekking heeft. | geheel getal | Nee |
business_account_contact_id | Contactpersoon van de bedrijfsklant die zich afmeldde. | geheel getal | Nee |
scope | Uitnodigingen waarvoor de afmelding geldt. Toegelaten waarden: reviews (alle uitnodigingen voor reviews van je organisatie (Google en Klantenvertellen), niet voor enquêtes). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
review_invitation_id | Uitnodiging waarin de afmeldlink gebruikt werd. | geheel getal | Nee |
opted_out_at | Tijdstip van de afmelding. | datum en tijd | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: student_id verwijst naar students.id; business_account_contact_id verwijst naar business_account_contacts.id; review_invitation_id verwijst naar review_invitations.id.
12. HR en tijdsregistratie (CSV/XLSX en JSON)
employees: Medewerkers in de module HR en tijdsregistratie: elke instructeur en lesgever, en de kantoormedewerkers die je organisatie toevoegt, met de gegevens van hun tewerkstelling. Bij het wissen van een medewerker op grond van de AVG verdwijnen meteen zijn naam (vervangen door een neutrale aanduiding), zijn contactgegevens en notities, en de vrije teksten bij zijn verlof (leave_requests.reason en decision_note) en zijn gewerkte tijd (attendance_entries.note). Zijn verlof met de data van ziekte, zijn verlofrechten, zijn gewerkte tijd, zijn werkroosters, zijn historiek en de gegevens van zijn tewerkstelling (personeelsnummer, soort contract, data van het contract en uren) bewaart het Platform tot retention_until, vijf jaar na de einddatum van het contract (of na de dag van het wissen als er geen einddatum is); daarna wist het Platform ze bij de nachtelijke opruiming. Een medewerker op niet actief zetten wist niets. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Organisatie die de werkgever is (sleutel uit companies). | geheel getal | Ja |
user_id | Login van de medewerker (sleutel uit users); leeg als de medewerker zich niet aanmeldt. | geheel getal | Nee |
instructor_id | Instructeur of lesgever die deze medewerker is (sleutel uit instructors); leeg bij een kantoormedewerker. Voor een instructeur gelden de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de vestigingen van de instructeur. | geheel getal | Nee |
first_name | Voornaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
last_name | Familienaam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
email | E-mailadres. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
employee_number | Personeelsnummer. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
contract_type | Soort contract. Toegelaten waarden: employee (werknemer), self_employed (zelfstandige), flexi (flexi-jobber), student (jobstudent), intern (stagiair). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
hire_date | Datum van indiensttreding. | datum | Nee |
end_date | Einddatum van het contract; leeg zolang er geen einde gekend is. | datum | Nee |
weekly_hours | Contracturen per week (0 tot 80). | decimaal getal, 2 decimalen | Nee |
active | Actief (ja) of niet meer in dienst (nee). Op niet actief zetten wist en verbergt geen gegevens. | ja/nee | Ja |
notes | Vrije notities van je organisatie; gewist bij het wissen van de medewerker. | tekst | Nee |
anonymised_at | Tijdstip waarop de medewerker gewist werd op grond van de AVG; leeg zolang dat niet gebeurd is. | datum en tijd | Nee |
retention_until | Einde van de bewaring na het wissen: de einddatum van het contract, of de dag van het wissen als er geen einddatum is, plus vijf jaar. Na die dag wist het Platform bij de nachtelijke opruiming het verlof, de verlofrechten, de gewerkte tijd, de werkroosters, de vestigingen en de historiek van de medewerker en maakt het de gegevens van de tewerkstelling leeg (personeelsnummer, data van het contract en uren; soort contract terug naar employee). Leeg zolang de medewerker niet gewist is. | datum | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; user_id verwijst naar users.id; instructor_id verwijst naar instructors.id.
employee_branches: Vestigingen van een kantoormedewerker. Voor een medewerker die instructeur is, gelden de vestigingen van de instructeur (instructor_branches). Wie verlof goedkeurt, doet dat voor de medewerkers van zijn eigen vestigingen. Sleutel: employee_id en branch_id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
branch_id | Sleutel van de vestiging. | geheel getal | Ja |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; branch_id verwijst naar branches.id.
work_schedules: Gedeelde werkroosters van je organisatie, die je aan medewerkers toewijst (employee_schedules). Feestdagen en sluitingsdagen (public_holidays) en goedgekeurd verlof tellen geen werkuren. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
weeks | Lengte van het rooster: 1 (elke week hetzelfde) of 2 (rooster van twee weken). | geheel getal | Ja |
pattern | Werkuren per ISO-weekdag (1 = maandag tot 7 = zondag; bij een rooster van twee weken 8 tot 14 voor de tweede week), als tijdsblokken UU:MM in de tijdzone van de medewerker, bijvoorbeeld {"1": [["08:00", "12:00"], ["13:00", "17:00"]]}. 24:00 sluit een dag af; tijdsblokken overlappen niet. | JSON-structuur | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
employee_schedules: Welk werkrooster een medewerker volgt vanaf valid_from tot valid_until: een gedeeld werkrooster of een eigen rooster. Op een dag geldt de rij met de laatste begindatum die die dag dekt. Bij een rooster van twee weken is de eerste week die van valid_from (of van 1 januari 2024 als er geen begindatum is). Bij het wissen van de medewerker op grond van de AVG blijft dit bewaard tot employees.retention_until en wist het Platform het daarna. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
schedule_id | Gedeeld werkrooster (sleutel uit work_schedules); leeg als de medewerker een eigen rooster heeft (pattern). | geheel getal | Nee |
weeks | Lengte van het eigen rooster: 1 of 2 weken. | geheel getal | Ja |
pattern | Eigen werkrooster, in hetzelfde formaat als work_schedules.pattern; gebruikt als er geen gedeeld werkrooster gekozen is. | JSON-structuur | Ja |
valid_from | Eerste dag waarop dit rooster geldt; leeg = van bij het begin. | datum | Nee |
valid_until | Laatste dag waarop dit rooster geldt; leeg = zonder einde. | datum | Nee |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; schedule_id verwijst naar work_schedules.id.
public_holidays: Feestdagen en sluitingsdagen per organisatie. Het Platform vult de wettelijke feestdagen elk jaar aan voor dit en volgend jaar (in België de tien wettelijke feestdagen); een jaar dat al aangevuld is, blijft ongewijzigd, zodat een feestdag die je organisatie wist of verplaatst niet terugkomt. Op die dagen telt het werkrooster geen uren. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
holiday_date | Datum (één dag per organisatie). | datum | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
kind | Soort dag. Toegelaten waarden: public (wettelijke feestdag), closure (sluitingsdag van je organisatie). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
code | Code van de wettelijke feestdag die het Platform aanvulde; leeg bij een dag die je organisatie zelf invoerde. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
leave_types: Soorten verlof en afwezigheid die je organisatie instelt. Standaard: wettelijk verlof, extralegaal verlof of ADV, ziekte (zonder goedkeuring, met attest), klein verlet, onbetaald verlof en opleiding. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code (uniek per organisatie). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
color | Kleur in de agenda, als hexadecimale code (bijvoorbeeld #79AA38). | tekst, max. 7 tekens | Ja |
category | Categorie van de afwezigheidsblokken in de agenda (scheduled_slots.category) en van de rij in de urenoverzichten. Toegelaten waarden: holiday (verlof), sick (ziek), office (kantoor). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
requires_approval | Een aanvraag moet goedgekeurd worden; zonder goedkeuring is ze meteen goedgekeurd. | ja/nee | Ja |
self_requestable | De medewerker kan deze soort zelf aanvragen of melden. | ja/nee | Ja |
deducts_balance | Gaat af van de verlofrechten (leave_allocations). | ja/nee | Ja |
needs_certificate | Er hoort een attest bij, zoals een ziektebriefje. Het Platform bewaart het attest niet, enkel de datum waarop het ontvangen werd (leave_requests.certificate_received_on). | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
sort_order | Volgorde in lijsten. | geheel getal | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
leave_allocations: Verlofrechten in uren per medewerker, soort verlof en kalenderjaar. Regels tellen op: een overdracht van vorig jaar is een extra regel. Het saldo is wat toegekend is min het goedgekeurde verlof van die soort in dat jaar. Bij het wissen van de medewerker op grond van de AVG blijft dit bewaard tot employees.retention_until en wist het Platform het daarna. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
leave_type_id | Soort verlof (sleutel uit leave_types). | geheel getal | Ja |
year | Kalenderjaar. | geheel getal | Ja |
hours | Aantal uren. | decimaal getal, 2 decimalen | Ja |
note | Opmerking van je organisatie, bijvoorbeeld bij een overdracht. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; leave_type_id verwijst naar leave_types.id.
leave_requests: Aanvragen van verlof, meldingen van ziekte en verlof dat je organisatie registreert, met de beslissing. Bij ziekte enkel de soort en de periode: het Platform bewaart geen ziektebriefjes of diagnose, enkel de datum waarop het attest ontvangen werd. Een aanvraag valt binnen één kalenderjaar. Goedgekeurd verlof van een instructeur wordt afwezigheidsblokken in de agenda, één per werkperiode (scheduled_slots.leave_request_id). Bij het wissen van de medewerker op grond van de AVG verdwijnen reason en decision_note meteen; de rest blijft bewaard tot employees.retention_until en wordt daarna gewist, met de afwezigheidsblokken. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
leave_type_id | Soort verlof of afwezigheid (sleutel uit leave_types). | geheel getal | Ja |
requested_by_id | Gebruiker die de aanvraag invoerde: de medewerker zelf of iemand van je organisatie (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
decided_by_id | Gebruiker die de aanvraag goedkeurde, weigerde of annuleerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
start_date | Eerste dag. | datum | Ja |
end_date | Laatste dag. | datum | Ja |
day_part | Deel van de dag; een halve dag of een aantal uren kan enkel bij één dag. Toegelaten waarden: full (hele dag), am (voormiddag (vóór 12:00)), pm (namiddag (vanaf 12:00)), hours (aantal uren (time_from tot time_to)). | tekst, max. 5 tekens | Ja |
time_from | Beginuur (UU:MM), bij een aantal uren. | tekst, max. 5 tekens | Nee |
time_to | Einduur (UU:MM), bij een aantal uren. | tekst, max. 5 tekens | Nee |
minutes | Geplande werktijd die de aanvraag dekt, in minuten, berekend uit het werkrooster zonder feestdagen en ander verlof; opnieuw berekend bij de goedkeuring. | geheel getal | Ja |
state | Stand van de aanvraag. Toegelaten waarden: requested (aangevraagd, wacht op een beslissing), approved (goedgekeurd), rejected (geweigerd), cancelled (geannuleerd of ingetrokken). | tekst, max. 10 tekens | Ja |
reason | Opmerking van de medewerker bij de aanvraag; gewist bij het wissen van de medewerker. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
decided_at | Tijdstip van de beslissing. | datum en tijd | Nee |
decision_note | Toelichting bij de beslissing; verplicht bij een weigering; gewist bij het wissen van de medewerker. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
certificate_received_on | Datum waarop je organisatie het attest ontving; het attest zelf staat niet in het Platform. | datum | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; leave_type_id verwijst naar leave_types.id; requested_by_id verwijst naar users.id; decided_by_id verwijst naar users.id.
attendance_entries: Gewerkte tijd: in- en uitklokken met de knop in het Platform, dagen die een instructeur bevestigt uit de voorstellen op basis van zijn planning, en registraties door je organisatie. Enkel als je organisatie de tijdsregistratie aanzet. In hele minuten en zonder locatie of biometrische gegevens; een registratie duurt hoogstens 24 uur en de registraties van een medewerker overlappen niet. Elke registratie die je organisatie toevoegt, corrigeert of verwijdert, staat met de oude en nieuwe tijden in de historiek van de medewerker. Bij het wissen van de medewerker op grond van de AVG verdwijnt note meteen; de rest blijft bewaard tot employees.retention_until en wordt daarna gewist. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
created_by_id | Gebruiker die de registratie aanmaakte: de medewerker zelf of iemand van je organisatie (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
corrected_by_id | Gebruiker van je organisatie die de registratie het laatst corrigeerde (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
check_in_at | Begin. | datum en tijd | Ja |
check_out_at | Einde; leeg zolang de medewerker nog ingeklokt is. | datum en tijd | Nee |
source | Herkomst van de registratie. Toegelaten waarden: button (in- of uitklokken met de knop), suggestion (voorstel uit de planning, bevestigd door de instructeur), manual (ingevoerd door je organisatie). | tekst, max. 10 tekens | Ja |
note | Opmerking; gewist bij het wissen van de medewerker. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
corrected_at | Tijdstip van de laatste correctie door je organisatie. | datum en tijd | Nee |
warned_at | Tijdstip waarop de waarschuwing vertrok dat de medewerker nog ingeklokt is (na het aantal uren dat je organisatie instelt). | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; created_by_id verwijst naar users.id; corrected_by_id verwijst naar users.id.
dimona_declarations: Nog niet beschikbaar: de flexi-Dimona volgt later. Specificatie van de flexi-Dimona-aangiften die BIQSDRIVE in naam en op instructie van je organisatie, met haar eigen toegang tot de RSZ, bij de RSZ zal indienen (aangifte, wijziging en annulatie), met het antwoord van de RSZ. Het Platform zal enkel flexi-Dimona-aangiften verrichten. Het INSZ staat niet in dit bestand; waar het Platform het bij de medewerker bewaart, ligt nog niet vast. Het Platform bewaart de aangiften vijf jaar vanaf de dag na de laatste dag van de prestatie of van de periode waarop ze betrekking hebben en wist ze daarna (artikel 6.10 van de Abonnementsovereenkomst); bij het einde van de overeenkomst geldt de gewone wissing. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
employee_id | Medewerker (sleutel uit employees). | geheel getal | Ja |
company_id | Werkgever voor wie de aangifte gebeurde (sleutel uit companies). | geheel getal | Ja |
action | Soort aangifte. Toegelaten waarden: in (aangifte van de tewerkstelling), update (wijziging), cancel (annulatie). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
worker_type | Type werknemer zoals aangegeven: altijd FLX (flexi-jobwerknemer). | tekst, max. 3 tekens | Ja |
joint_committee | Paritair comité zoals aangegeven: altijd XXX (flexi-job). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
work_date | Datum van de prestatie, of eerste dag van de aangegeven periode. | datum | Ja |
end_date | Laatste dag van de aangegeven periode, bij een aangifte voor een periode (schriftelijke flexi-arbeidsovereenkomst); leeg bij een aangifte voor één dag. | datum | Nee |
start_time | Beginuur zoals aangegeven. | tijd (UU:MM) | Nee |
end_time | Einduur zoals aangegeven. | tijd (UU:MM) | Nee |
triggered_by | Aanleiding van de aangifte. Toegelaten waarden: planning (bevestiging van de aanvang van de dienst in de planning), time_clock (tijdsregistratie), office (je organisatie). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
attendance_entry_id | Registratie van gewerkte tijd die de aangifte veroorzaakte, bijvoorbeeld een later begin (sleutel uit attendance_entries). | geheel getal | Nee |
status | Stand van de aangifte. Toegelaten waarden: queued (klaar om te versturen), held (tegengehouden vóór de verzending door een gebruiker met het HR-recht van je organisatie; niet verstuurd), sent (verstuurd, wacht op antwoord), ok (aanvaard door de RSZ, antwoord OK), nok (aanvaard door de RSZ, antwoord NOK: niet aanvaard als flexi-job), refused (geweigerd door de RSZ), error (technische fout). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
billable | Telt als aangerekende flexi-Dimona-aangifte (Bijlage B.2 van de Abonnementsovereenkomst): ja bij een aangifte (in) die de RSZ aanvaardde, al dan niet met waarschuwingen, ook met antwoord NOK; nee bij een wijziging, een annulatie, een weigering of een technische fout. | ja/nee | Ja |
declaration_reference | Referentie van de aangifte bij de RSZ. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
period_reference | Nummer van de Dimona-periode bij de RSZ. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
sent_at | Tijdstip waarop de aangifte naar de RSZ vertrok. | datum en tijd | Nee |
response_at | Tijdstip van het antwoord van de RSZ. | datum en tijd | Nee |
response_detail | Toelichting bij een negatief antwoord, een weigering of een fout, zoals de RSZ die geeft. | tekst, max. 500 tekens | Nee |
created_by_user_id | Gebruiker die de aangifte manueel liet vertrekken of bevestigde, of vóór de verzending tegenhield (sleutel uit users); leeg bij een automatische aangifte. | geheel getal | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: employee_id verwijst naar employees.id; company_id verwijst naar companies.id; attendance_entry_id verwijst naar attendance_entries.id; created_by_user_id verwijst naar users.id.
13. Prospecten (CRM) (CSV/XLSX en JSON)
leads: Prospecten: mensen die bellen, langskomen, informatie vragen via het infoformulier of een online inschrijving beginnen zonder ze af te werken, en bedrijven die interesse tonen. Enkel als je organisatie de CRM aanzet. Een open prospect zonder activiteit gedurende het aantal dagen dat je organisatie instelt (crm.auto_close_days, standaard 30; 0 = nooit) sluit het Platform automatisch als verloren met de reden geen antwoord (closed_automatically), tenzij er nog een automatische opvolging loopt; hij blijft in de cijfers en kan heropend worden. Prospecten die langer dan het ingestelde aantal maanden gesloten zijn (crm.retention_months, standaard 24), anonimiseert het Platform dagelijks: naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, geboortedatum, btw-nummer, vraag, notities en klik-ID's verdwijnen, net als de volledige historiek van de prospect; kanaal, herkomst, campagne, fase, status, redenen, interesse en data blijven voor de cijfers. Hetzelfde gebeurt bij een verzoek tot wissen. Een gewonnen prospect verwijst naar de klant, die zijn eigen gegevens houdt. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
branch_id | Voorkeursvestiging (sleutel uit branches); leeg = de hele organisatie. | geheel getal | Nee |
kind | Soort prospect. Toegelaten waarden: private (particulier (wordt een leerling of cursist)), company (bedrijf (wordt een bedrijfsklant)). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
stage_id | Fase op het bord (sleutel uit lead_stages). | geheel getal | Nee |
status | Stand van de prospect. Toegelaten waarden: open, won (gewonnen: ingeschreven of omgezet naar klant), lost (verloren). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
won_at | Tijdstip waarop de prospect gewonnen werd. | datum en tijd | Nee |
lost_at | Tijdstip waarop de prospect verloren werd. | datum en tijd | Nee |
lost_reason_id | Reden van verlies (sleutel uit lead_lost_reasons). | geheel getal | Nee |
lost_note | Toelichting bij het verlies. Gewist bij het anonimiseren. | tekst | Nee |
closed_automatically | Automatisch gesloten na het ingestelde aantal dagen zonder activiteit. | ja/nee | Ja |
pending_reason_id | Waarom een open prospect zich nog niet inschreef (sleutel uit lead_pending_reasons); leeg zodra hij gewonnen of verloren is. | geheel getal | Nee |
first_name | Voornaam. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
last_name | Familienaam. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 128 tekens | Nee |
email | E-mailadres, in kleine letters. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 180 tekens | Nee |
phone | Telefoonnummer. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
birth_date | Geboortedatum. Gewist bij het anonimiseren. | datum | Nee |
lang | Taal voor de communicatie. | tekst, max. 2 tekens | Ja |
organisation_name | Naam van het bedrijf, bij een bedrijf als prospect; bij het anonimiseren vervangen door een teken zonder betekenis. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
vat_number | Btw-nummer. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
interest | Interesse. Toegelaten waarden: theory (theorie), practical (praktijk), both (theorie en praktijk). | tekst, max. 12 tekens | Nee |
license_type_id | Categorie waarvoor de prospect interesse heeft (sleutel uit license_types). | geheel getal | Nee |
product_id | Pakket waarnaar de prospect vroeg (sleutel uit products). | geheel getal | Nee |
message | Vraag van de prospect, bijvoorbeeld uit het infoformulier of aan de telefoon. Gewist bij het anonimiseren. | tekst | Nee |
channel | Hoe de prospect binnenkwam. Toegelaten waarden: manual (manueel ingevoerd), phone (telefoon), walk_in (langsgekomen), email (e-mail), inquiry_form (infoformulier (door het Platform ingevuld)), registration (online inschrijving (door het Platform ingevuld)). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
origin_id | Hoe de prospect je organisatie leerde kennen (sleutel uit lead_origins). | geheel getal | Nee |
origin_detail | Toelichting bij de herkomst, bijvoorbeeld via wie. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
utm_source | Campagnegegevens uit de link: bron (utm_source). | tekst, max. 128 tekens | Nee |
utm_medium | Campagnegegevens uit de link: medium (utm_medium). | tekst, max. 128 tekens | Nee |
utm_campaign | Campagnegegevens uit de link: campagne (utm_campaign). | tekst, max. 128 tekens | Nee |
utm_content | Campagnegegevens uit de link: inhoud (utm_content). | tekst, max. 128 tekens | Nee |
utm_term | Campagnegegevens uit de link: zoekterm (utm_term). | tekst, max. 128 tekens | Nee |
ad_click_ids | Klik-ID's van advertenties (gclid, gbraid, wbraid, fbclid, fbc, fbp) zoals ze binnenkwamen; enkel met toestemming voor marketing doorgegeven aan een advertentieplatform. Gewist bij het anonimiseren. | JSON-structuur | Nee |
ad_platform | Advertentieplatform waarvan de klik kwam, afgeleid uit een klik-ID of uit betaalde campagnegegevens. Toegelaten waarden: google (Google Ads), meta (Meta (Facebook, Instagram)). | tekst, max. 8 tekens | Nee |
ad_consent | Antwoord op de cookiebanner van de publieke pagina waarlangs de prospect binnenkwam: statistieken en marketing (ja of nee), versie en tijdstip. Bepaalt of een conversie naar een advertentieplatform mag (ad_conversions). | JSON-structuur | Nee |
assignee_id | Gebruiker die de prospect opvolgt (sleutel uit users). | geheel getal | Nee |
next_follow_up_at | Datum om terug te bellen. | datum | Nee |
next_follow_up_note | Notitie bij het terugbellen. Gewist bij het anonimiseren. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
first_contact_at | Tijdstip van het eerste contact door je organisatie. | datum en tijd | Nee |
last_activity_at | Tijdstip van de laatste handeling van een persoon (je organisatie of de prospect); automatische opvolgingen tellen niet. Bepaalt het automatisch sluiten. | datum en tijd | Nee |
student_id | Klant die de prospect werd (sleutel uit students). | geheel getal | Nee |
business_account_id | Bedrijfsklant die de prospect werd (sleutel uit business_accounts). | geheel getal | Nee |
order_id | Order van de inschrijving (sleutel uit sales_orders). | geheel getal | Nee |
registration_submission_id | Online inschrijving van de prospect (sleutel uit registration_submissions). | geheel getal | Nee |
registration_state | Stand van de online inschrijving van de prospect. Toegelaten waarden: in_progress (bezig), abandoned (afgebroken), completed (afgerond). | tekst, max. 12 tekens | Nee |
marketing_consent | De prospect gaf toestemming voor marketing (bijvoorbeeld in het infoformulier). | ja/nee | Ja |
consent_at | Tijdstip van die toestemming. | datum en tijd | Nee |
follow_up_opt_out | De prospect wil geen automatische opvolgingsberichten meer (bijvoorbeeld met de afmeldlink onder een e-mail). | ja/nee | Ja |
opt_out_at | Tijdstip van die afmelding. | datum en tijd | Nee |
anonymised_at | Tijdstip waarop de prospect geanonimiseerd werd. | datum en tijd | Nee |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
updated_at | Tijdstip van de laatste wijziging van het record. | datum en tijd | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; branch_id verwijst naar branches.id; stage_id verwijst naar lead_stages.id; lost_reason_id verwijst naar lead_lost_reasons.id; pending_reason_id verwijst naar lead_pending_reasons.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; product_id verwijst naar products.id; origin_id verwijst naar lead_origins.id; assignee_id verwijst naar users.id; student_id verwijst naar students.id; business_account_id verwijst naar business_accounts.id; order_id verwijst naar sales_orders.id; registration_submission_id verwijst naar registration_submissions.id.
lead_stages: Fasen van de prospecten op het bord (kolommen), per organisatie. Gewonnen en verloren zijn geen fasen maar de status van de prospect. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
names | Naam in elke taal (nl, fr, en en de). | JSON-structuur | Ja |
sequence | Plaats in de lijst en volgorde van de kolommen op het bord. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
system_key | Code waarmee het Platform een regel herkent; zo'n regel kan hernoemd en uitgeschakeld maar niet verwijderd worden. Leeg bij een gewone regel. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
folded | Smalle kolom op het bord. | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
lead_lost_reasons: Redenen waarom een prospect verloren is, per organisatie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
names | Naam in elke taal (nl, fr, en en de). | JSON-structuur | Ja |
sequence | Plaats in de lijst. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
system_key | Code waarmee het Platform een regel herkent; zo'n regel kan hernoemd en uitgeschakeld maar niet verwijderd worden. Leeg bij een gewone regel. Toegelaten waarden: no_response (geen antwoord (gebruikt bij het automatisch sluiten)). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
lead_pending_reasons: Redenen waarom een open prospect zich nog niet inschreef, per organisatie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
names | Naam in elke taal (nl, fr, en en de). | JSON-structuur | Ja |
sequence | Plaats in de lijst. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
system_key | Code waarmee het Platform een regel herkent; zo'n regel kan hernoemd en uitgeschakeld maar niet verwijderd worden. Leeg bij een gewone regel. | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
lead_origins: Herkomst: hoe een prospect je organisatie leerde kennen, per organisatie. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
names | Naam in elke taal (nl, fr, en en de). | JSON-structuur | Ja |
sequence | Plaats in de lijst. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
system_key | Code waarmee het Platform een regel herkent; zo'n regel kan hernoemd en uitgeschakeld maar niet verwijderd worden. Leeg bij een gewone regel. Toegelaten waarden: google_ads (advertentie op Google), meta_ads (advertentie op Meta (Facebook, Instagram)). | tekst, max. 32 tekens | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id.
lead_follow_up_sequences: Reeksen voor de automatische opvolging van prospecten, per organisatie: stappen met een e-mail of sms na een wachttijd. Van de actieve reeksen die passen bij een nieuwe prospect, krijgt hij de meest specifieke (met kanaal of herkomst), daarna die met het laagste prioriteitsnummer. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
trigger_key | Aanleiding waarbij de reeks start. Toegelaten waarden: registration_abandoned (online inschrijving afgebroken), inquiry (vraag via het infoformulier), any_new (nieuwe prospect ingevoerd door je organisatie). | tekst, max. 32 tekens | Ja |
channel | Enkel voor prospecten die via dit kanaal binnenkwamen (zoals leads.channel); leeg = elk kanaal. | tekst, max. 16 tekens | Nee |
origin_id | Enkel voor prospecten met deze herkomst (sleutel uit lead_origins); leeg = elke herkomst. | geheel getal | Nee |
priority | Prioriteit: het laagste nummer gaat voor. | geheel getal | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; origin_id verwijst naar lead_origins.id.
lead_follow_up_steps: Stappen van een opvolgingsreeks. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
sequence_id | Opvolgingsreeks (sleutel uit lead_follow_up_sequences). | geheel getal | Ja |
position | Volgorde in de reeks. | geheel getal | Ja |
delay_minutes | Wachttijd in minuten na de start (eerste stap) of na de vorige stap; hoogstens 60 dagen. | geheel getal | Ja |
channel | Soort bericht. Toegelaten waarden: mail (e-mail), sms. | tekst, max. 8 tekens | Ja |
mail_template_id | E-mailsjabloon van je organisatie dat verstuurd wordt; leeg bij een sms. | geheel getal | Nee |
sms_texts | Tekst van de sms per taal. | JSON-structuur | Nee |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: sequence_id verwijst naar lead_follow_up_sequences.id.
lead_follow_up_runs: De automatische opvolging die voor een prospect loopt: hoogstens één per prospect, nooit opnieuw gestart. Vóór elke stap stopt ze als de prospect gewonnen of verloren is, de inschrijving afrondde, zich afmeldde of geen e-mailadres of telefoonnummer heeft, als de reeks uitgeschakeld is of, als je organisatie dat instelt, als iemand van je organisatie contact had. Verstuurde e-mails en sms'en staan in de historiek van de prospect. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
lead_id | Prospect (sleutel uit leads; één per prospect). | geheel getal | Ja |
sequence_id | Opvolgingsreeks (sleutel uit lead_follow_up_sequences); leeg als de reeks verwijderd werd. | geheel getal | Nee |
next_step | Volgnummer van de volgende actieve stap. | geheel getal | Ja |
next_due_at | Tijdstip waarop de volgende stap vertrekt. | datum en tijd | Nee |
state | Stand van de opvolging. Toegelaten waarden: running (loopt), stopped (gestopt), finished (alle stappen verstuurd). | tekst, max. 12 tekens | Ja |
stop_reason | Reden van het stoppen. Toegelaten waarden: won (prospect gewonnen), lost (prospect verloren), registration_completed (inschrijving afgerond), staff_contact (contact door je organisatie), opted_out (afgemeld), no_contact_data (geen e-mailadres of telefoonnummer), sequence_disabled (reeks uitgeschakeld), by_staff (gestopt door je organisatie). | tekst, max. 24 tekens | Nee |
sent | Aantal verstuurde stappen (overgeslagen stappen tellen niet). | geheel getal | Ja |
started_at | Tijdstip van de start. | datum en tijd | Ja |
ended_at | Tijdstip van het einde. | datum en tijd | Nee |
Relaties: lead_id verwijst naar leads.id; sequence_id verwijst naar lead_follow_up_sequences.id.
inquiry_forms: Publieke infoformulieren van je organisatie. Een ingevuld formulier wordt een prospect (leads, kanaal inquiry_form) of vult een open prospect met hetzelfde e-mailadres aan; dit bestand bewaart zelf geen antwoorden. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
code | Code in de publieke link (uniek, verandert niet). | tekst, max. 12 tekens | Ja |
name | Naam. | tekst, max. 128 tekens | Ja |
title | Titel van de pagina; leeg = een standaardtitel in de taal van de bezoeker. | tekst, max. 160 tekens | Nee |
license_type_id | Vooraf ingevulde categorie (sleutel uit license_types); leeg = de bezoeker kiest. | geheel getal | Nee |
branch_id | Vooraf ingevulde vestiging (sleutel uit branches); leeg = de bezoeker kiest. | geheel getal | Nee |
ask_interest | Vraagt naar theorie of praktijk. | ja/nee | Ja |
ask_origin | Vraagt hoe de bezoeker je organisatie leerde kennen. | ja/nee | Ja |
ask_message | Heeft een vrij veld voor een vraag. | ja/nee | Ja |
active | Actief (ja) of niet meer in gebruik (nee). | ja/nee | Ja |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; license_type_id verwijst naar license_types.id; branch_id verwijst naar branches.id.
ad_conversions: Conversies die het Platform vanaf de server naar Google Ads of Meta stuurt (een prospect, een afgeronde inschrijving, of een prospect die later klant werd), enkel als je organisatie dat instelt. Een conversie vertrekt enkel met de toestemming van de bezoeker voor marketing; voor het platform waarvan de klik van de prospect kwam, blijft ook zonder toestemming een rij met status skipped, zonder gegevens van de bezoeker. E-mailadres, telefoonnummer en naam van de prospect worden pas bij het versturen genormaliseerd en met SHA-256 gehasht; dit bestand bewaart geen gehashte of gewone identificatoren. IP-adres, browser en pagina staan er enkel zolang de conversie nog moet vertrekken: bij verzending of definitieve fout worden ze gewist, en een dagelijkse opruiming wist wat nog overblijft op oudere en overgeslagen rijen. Bij het anonimiseren van de prospect verdwijnt ook het ordernummer; platform, moment, status en waarde blijven voor de cijfers. Sleutel: id.
| Veld | Omschrijving | Type | Verplicht |
|---|---|---|---|
id | Unieke sleutel van het record in dit bestand. | geheel getal | Ja |
company_id | Sleutel van de organisatie. | geheel getal | Ja |
lead_id | Prospect (sleutel uit leads). | geheel getal | Nee |
platform | Advertentieplatform. Toegelaten waarden: google (Google Ads), meta (Meta (Facebook, Instagram)). | tekst, max. 8 tekens | Ja |
event | Moment dat als conversie telt. Toegelaten waarden: lead (nieuwe prospect (online inschrijving of infoformulier)), registration (online inschrijving afgerond), won_later (later klant geworden, door je organisatie omgezet). | tekst, max. 16 tekens | Ja |
event_id | Identificatie van het moment, dezelfde als in de browser, zodat het platform het één keer telt (uniek per platform). | tekst, max. 64 tekens | Ja |
value | Waarde van de conversie. | decimaal getal, 2 decimalen | Nee |
currency | Munt, als code van drie letters (ISO 4217), bijvoorbeeld EUR. | tekst, max. 3 tekens | Nee |
occurred_at | Tijdstip van het moment. | datum en tijd | Ja |
order_id | Ordernummer achter een inschrijving, anders de event_id; gewist bij het anonimiseren van de prospect. | tekst, max. 64 tekens | Nee |
client_ip | IP-adres van de bezoeker op het moment zelf; enkel met toestemming en enkel zolang de conversie nog moet vertrekken. | tekst, max. 45 tekens | Nee |
user_agent | Browser en toestel van de bezoeker (user agent); enkel met toestemming en enkel zolang de conversie nog moet vertrekken. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
source_url | Pagina waarop het moment gebeurde; enkel met toestemming en enkel zolang de conversie nog moet vertrekken. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
status | Stand van de verzending. Toegelaten waarden: queued (klaar om te versturen), sent (verstuurd), skipped (overgeslagen), failed (mislukt). | tekst, max. 10 tekens | Ja |
detail | Reden van overslaan (no_consent: geen toestemming; not_configured: platform niet ingesteld; no_match_key: bij Google geen klik-ID en geen e-mailadres of telefoonnummer) of de foutmelding van het platform. | tekst, max. 255 tekens | Nee |
attempts | Aantal verzendpogingen (hoogstens 4 automatisch). | geheel getal | Ja |
created_at | Tijdstip waarop het record werd aangemaakt. | datum en tijd | Ja |
sent_at | Tijdstip van de verzending. | datum en tijd | Nee |
Relaties: company_id verwijst naar companies.id; lead_id verwijst naar leads.id.
Gebruikte formaten en standaarden:
| Formaat | Standaard | Gebruik |
|---|---|---|
| CSV | RFC 4180, tekencodering UTF-8 | Tabellen, eenvoudig in te lezen in andere software |
| XLSX | Office Open XML (ISO/IEC 29500) | Tabellen voor Excel en vergelijkbare programma's |
| JSON | RFC 8259, met JSON Schema-beschrijving | Volledige structuur met relaties, voor een overstap naar andere software |
| ISO 32000 | Facturen en gegenereerde documenten | |
| Datums en tijdstippen | ISO 8601 (bv. 2026-10-01T09:30:00+02:00) | In alle exportbestanden |
5. Overstappen naar een andere leverancier of stoppen
Je kan op elk ogenblik overstappen naar een andere leverancier of je eigen infrastructuur, of vragen om je gegevens te wissen. Zo verloopt dat:
| Stap | Termijn | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 1. Opzegging | Maandplan: op het einde van de kalendermaand die volgt op de maand van de opzegging. Jaarplan: op het einde van de lopende periode bij opzegging uiterlijk 30 dagen vooraf, of tussentijds twee maanden vanaf de opzegging | Je meldt via je Account of via info@biqsdrive.com dat je wil overstappen of je gegevens wil laten wissen |
| 2. Overgangsperiode (op verzoek) | Maximaal 30 dagen, eenmaal verlengbaar | De dienst loopt verder tegen de gewone licentievergoeding voor die periode; we helpen redelijk bij de overstap en houden de beveiliging op peil |
| 3. Ophaalperiode | 30 dagen | Je haalt je volledige export kosteloos op, ook na een beëindiging wegens wanbetaling |
| 4. Wissing | Na de ophaalperiode; back-ups binnen 35 dagen na het einde van de ophaalperiode | Alle Klantgegevens worden gewist; op verzoek bevestigen we dat schriftelijk |
Is een overstap binnen 30 dagen technisch niet haalbaar, dan laten we je dat binnen 14 werkdagen weten, met uitleg en een alternatieve termijn van ten hoogste zeven maanden.
Om een overstap vlot te laten verlopen, vermeld je in je aanvraag: de gewenste einddatum, of je een overgangsperiode wil, naar welk formaat of welke leverancier je overstapt, en een contactpersoon.
6. Kosten
| Wat | Kost |
|---|---|
| Standaardexport (op elk ogenblik, ook tijdens de ophaalperiode) | Altijd gratis |
| Wissing van je gegevens | Altijd gratis |
| Bijstand bij de overstap die we volgens de Data Act moeten verlenen | Tot en met 11 januari 2027: ten hoogste de kosten die daarmee rechtstreeks verbonden zijn, zoals vooraf vermeld in de Prijslijst. Vanaf 12 januari 2027: gratis |
| Bijkomende diensten die je zelf vraagt (zoals opleiding, gegevens opschonen of omvormen naar het formaat van een nieuwe leverancier, maatwerk) | Volgens de tarieven van de Prijslijst, na voorafgaande offerte |
| Begeleiding bij een overstap naar BIQSDRIVE | Gratis, tenzij je Bestelling anders bepaalt |
| Vroegtijdige beëindiging van een Jaarplan | De toegekende jaarkorting over de verstreken maanden wordt opeisbaar (artikel 4.5 van de Abonnementsovereenkomst), nooit meer dan de licentievergoeding voor de resterende looptijd. Vooruitbetaalde bedragen voor de resterende maanden worden terugbetaald na verrekening |
| Licentievergoeding tijdens de opzegtermijn en een gevraagde overgangsperiode | Verschuldigd volgens de Prijslijst |
7. Wat niet in de export zit
De export bevat alle gegevens die je organisatie in het Platform heeft ingevoerd of gegenereerd. Uitgesloten zijn uitsluitend:
- de broncode, de algoritmes en de software van het Platform;
- interne logs, beveiligings- en monitoringgegevens van BIQSDRIVE;
- geaggregeerde, geanonimiseerde statistieken;
- wachtwoorden, sleutels en andere authenticatiegegevens;
- de interne configuratie van de infrastructuur van BIQSDRIVE;
- gegevens die enkel bij een derde partij beschikbaar zijn, zoals bij Isabel NV, bij Microsoft (de lijst van onbestelbare adressen), bij een review- of enquêtedienst (Tally, Klantenvertellen of Google), bij Pay. of in de systemen van een overheid of een examencentrum;
- uitgaande en niet-gekoppelde bankverrichtingen, die het Platform niet bewaart (Bijlage D.4 van de Abonnementsovereenkomst).
Deze uitsluitingen belemmeren een overstap niet. Koppelingen met derden (zoals overheden, examencentra of je mailserver) moet je nieuwe leverancier zelf opnieuw instellen.
8. Contact
Vragen over je gegevens of een overstap: info@biqsdrive.com. Vragen over het register van datastructuren: data@biqsdrive.com. Je kan ook de supportfunctie in het Platform gebruiken.
Gratis proefperiode: tijdens de proefperiode kan je altijd een export nemen. Activeer je na een proefperiode niet, dan bewaren we je gegevens nog 30 dagen na het einde van de overeenkomst. Daarna wissen we ze, en de kopieën in back-ups uiterlijk 35 dagen later. In die 30 dagen kan je nog een export vragen via info@biqsdrive.com.
BIQSDRIVE 27 wordt aangeboden door BIQSDRIVE BV, Kolmen 35 bus 1, 3980 Tessenderlo-Ham, ondernemingsnummer en btw BE 1044.893.601, RPR Antwerpen, afdeling Hasselt.