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Carte d'inscription AE009 (RS009) : contenu, conservation et version numérique

La carte d'inscription est le document légal sur lequel une école de conduite agréée consigne, pour chaque élève, chaque leçon donnée, avec la signature de l'instructeur (moniteur). Le modèle RS009, AE009 en français, est l'annexe 9 de l'arrêté ministériel du 30 mars 2005. La carte peut être tenue en numérique si elle reste accessible à tout moment et imprimable à la demande des agents de contrôle.

Mis à jour le 4 novembre 2026

Qu'est-ce que la carte d'inscription ?

L'auto-école établit une carte d'inscription pour chaque élève. C'est ce que prévoit l'article 23, § 1er, de l'arrêté royal du 11 mai 2004 relatif aux conditions d'agrément des écoles de conduite. La carte mentionne l'identité de l'élève, le numéro et la date d'inscription, et comporte une case pour chaque leçon donnée par l'école. Dans le métier, on parle aussi de la carte jaune.

Le modèle figure dans un texte séparé : l'article 9 de l'arrêté ministériel du 30 mars 2005 renvoie à l'annexe 9. La version française de cette annexe porte le code AE009, la version néerlandaise le code RS009. Il s'agit du même formulaire.

La carte montre, élève par élève, quelles leçons ont été données, quand et par quel instructeur. Les agents chargés du contrôle des écoles peuvent la consulter (article 39). Le certificat qui mentionne le nombre d'heures suivies est un document distinct.

Que trouve-t-on sur la carte ?

Le modèle compte trois pages : une page avec les données de l'école, de la formation et de l'élève, une page pour les leçons théoriques et une page pour les leçons pratiques. Voici les champs du modèle tel que Bruxelles le publie.

Partie	Champs
École de conduite	Nom de l'école de conduite (sceau), numéro d'agrément de l'école et numéro de matricule de l'unité d'établissement
Formation	Type d'enseignement, document d'apprentissage dont l'intéressé aurait été titulaire précédemment, catégorie, numéro d'inscription, date d'inscription
Élève	Nom, prénoms, adresse, code postal, commune, lieu et date de naissance
Signatures	Nom et signature originale du directeur (en cas de délégation : nom du directeur, plus nom et signature de l'instructeur délégué), signature de l'élève à la fin du cycle
Leçons	Des tableaux séparés pour les leçons théoriques et pratiques : pour chaque leçon, la date, l'heure de début, l'heure de fin, le nom et la signature de l'instructeur, avec en bas la signature de l'élève

Comment remplir la carte ?

Le modèle et l'article 23 fixent la marche à suivre. Sur papier, cela se passe ainsi :

Au début de la leçon
L'instructeur note son nom, la date et l'heure de début.
À la fin de la leçon
Il note l'heure de fin et appose sa signature.
À la fin du cycle de cours
L'élève signe la carte et en reçoit une copie.

Combien de temps conserver la carte ?

Le délai de conservation est de douze mois (article 23, § 3). La carte fait partie d'une série de documents prévus par le même article, chacun avec son propre modèle.

Document	Modèle	Article 23	Conservation
Carte d'inscription	AE009 / RS009	§ 1er	12 mois
Liste de présences des cours théoriques	AE010 / RS010	§ 2	12 mois
Fiche journalière de l'instructeur	AE011 / RS011	§ 3	12 mois
Registre annuel par unité d'établissement	AE012 / RS012	§ 4	36 mois

La carte d'inscription peut-elle être numérique ?

Oui. Selon l'article 23, § 5, ces documents peuvent être remplacés par des supports destinés à un traitement informatisé, à deux conditions : ces supports doivent être accessibles intégralement et à tout moment, et les données doivent pouvoir être reproduites sous une forme intelligible sur papier à la demande des agents de contrôle. Pour une auto-école, cela revient à ceci :

La carte de chaque élève peut être affichée à tout moment, y compris pendant un contrôle dans l'unité d'établissement.
Vous pouvez l'imprimer lisiblement sur demande. Le plus sûr est d'y reprendre les champs du modèle.
L'élève reçoit toujours sa copie à la fin du cycle.

Le modèle demande le nom et la signature originale du directeur, et l'article 23 ne dit pas sous quelle forme une signature doit figurer en numérique. Si vous doutez que votre façon de faire suffise, soumettez-la au service de votre Région.

Qu'est-ce qui change en Flandre ?

L'article 23 règle aujourd'hui la carte d'inscription de la même façon dans les trois Régions. En Flandre, le décret du 15 mars 2024 relatif à l'enseignement à la conduite professionnel entre en vigueur au plus tard le 31 décembre 2026. Son article 19 permet au Gouvernement flamand de régler les obligations administratives des écoles agréées. Au 4 novembre 2026, nous n'avons pas trouvé de nouveau modèle. Les écoles en Flandre vérifient donc auprès du Departement MOW ce qui s'applique.

Ce guide donne une information générale et ne constitue pas un avis juridique. L'autorité compétente est le service de la Région où votre auto-école est établie : le Departement Mobiliteit en Openbare Werken en Flandre, le SPW Mobilité et Infrastructures en Wallonie et Bruxelles Mobilité à Bruxelles.

La carte d'inscription dans BIQSDRIVE

Dans BIQSDRIVE, vous créez la carte en un clic pour chaque inscription, en PDF, avec les champs et l'ordre du modèle AE009 (RS009). Les leçons pratiques proviennent des rapports de leçon que les moniteurs clôturent dans leur environnement smartphone, les leçons théoriques des formations suivies par l'élève. Le déroulement complet est décrit sur Auto-école numérique.

Les leçons pratiques y figurent avec la date, les heures et le moniteur, marquées « Signé électroniquement » avec le moment de la signature. Les leçons théoriques suivies, et les leçons pratiques clôturées sans signature du moniteur, y figurent comme « Confirmé électroniquement ».
La signature de l'élève provient de son dernier rapport de leçon. Celle du directeur est imprimée si elle est enregistrée, sinon la case reste vide pour une signature à la main.
L'élève télécharge lui-même sa carte dans le portail élève, dans sa langue : français, néerlandais, allemand ou anglais.
Chaque version est conservée douze mois et vous pouvez l'imprimer à tout moment.

FAQ

Questions fréquentes sur la carte d'inscription

La carte d'inscription est-elle obligatoire ?

Oui. L'article 23, § 1er, de l'arrêté royal du 11 mai 2004 l'impose pour chaque élève, pour les leçons théoriques et pratiques.

Quelle est la différence entre RS009 et AE009 ?

Il n'y a pas de différence de contenu. AE009 est la version française de l'annexe 9, RS009 la version néerlandaise.

Où trouver le modèle officiel ?

La banque de données Justel renvoie au Moniteur belge du 29 avril 2005. La Région de Bruxelles-Capitale propose le modèle en PDF : AE009 et RS009.

Que se passe-t-il si un élève change d'auto-école ?

L'école lui délivre un certificat mentionnant le nombre d'heures suivies (article 23, § 6). Ce certificat est un document distinct, avec son propre modèle.